Danh mục: Hướng Dẫn Sử Dụng

Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán, hỗ trợ phát triển hệ thống VietsunSoft.

Đăng bởi bởi — Để lại phản hồi

5. Trình tự và những lưu ý khi khai báo hệ thống?

Intro Image VietsunSoft

5.1 Trình tư khai báo hệ thống :

– Tạo nhóm tài khoản đồng cấp

– Khai báo tiêu thức quản lý cho một số tài khoản (nếu có nhu cầu)

– Khai báo chi tiết tài khoản

– Khai báo khoản mục phí

– Khai báo danh mục ngoại tệ

– Khai báo kho hàng

– Khai báo vụ việc (nếu có nhu cầu)

– Khai báo nhóm, loại TSCĐ

5.2 Lưu ý khi khai báo hệ thống

5.2.1 Khai báo chi tiết tài khoản:

– Tạo nhóm tài khoản đồng cấp trước khi khai báo

– Xác định tiêu thức quản lý cho một số tài khoản (nếu có)

– Hệ thống lại những tài khoản cần khai báo chi tiết, đồng thời với những tài khoản khai báo chi tiết nhiều (Ví dụ: 131, 1521, 155,1561,…) thì bạn nên sắp xếp các đối tượng chi tiết sao cho dễ tìm kiếm, dễ tổng hợp.

– Bạn không thể khai báo chi tiết cho một tài khoản mà bạn đã nhập liệu rồi. Muốn khai báo bạn phải xoá dữ liệu phát sinh của tài khoản đó đi, rồi mới khai báo được.

5.2.2 Khai báo kho hàng:

– Trường hợp bạn cần quản lý hàng hoá theo kho thì sau khi khai báo mã kho và tên kho bạn nhớ tích chọn tài khoản cần quản lý theo kho hàng.

– Bạn không thể khai báo kho trong trường hợp đã nhập dữ liệu.

Đăng bởi bởi — Để lại phản hồi

4. Trước đây tôi đã liên kết dữ liệu giữa máy chủ và máy trạm rồi. Nhưng hôm nay khi vào chương trình thì chương trình thông báo “Không liên kết được dữ liệu”?

Intro Image VietsunSoft

– Nguyên nhân: Do việc liên kết giữa máy trạm và máy chủ thông qua ổ đĩa ảo đang trong tình trạng Diconnect.

– Bạn thực hiện theo trình tự:

4.1 Tại máy chủ: Sao lưu dữ liệu

Vào Hệ thống -> Quản lý hệ thống -> Sao lưu dữ liệu

4.2 Tại máy trạm:

Bước 1: Kiểm tra ổ đĩa ảo

Vào My Computer, Double click vào ổ đĩa ảo để kích hoạt cho ổ đĩa ảo hoạt động trở lại

Bước 2: Xoá các file có đuôi (.dbf) ở thư mục ACsoft

Tại desktop, Right click vào biểu tượng ACsoft mà bạn đang làm việc -> Chọn Properties -> Find Target

Tại đây bạn xoá các file có đuôi (.dbf) như hình trên

Bước 3: Vào lại chương trình để xác lập đường dẫn đến máy chủ

Khi vào lại chương trình, bạn chọn máy trạm 

Sau khi bạn chọn như hình trên nhấn Select. Kế tiếp nhập lại họ tên, chức vụ, mật khẩu và chọn đúng niên độ để vào chương trình.

Bạn đã thực hiện xong

Lưu ý: Ở bước 1, khi bạn vào My Computer mà không thấy ổ đĩa ảo thì bạn phải tạo ổ đĩa ảo mới.

Trên thanh Taskbar, Nhấn Start -> Chọn Run

Tại ô Open: bạn nhập tên máy chủ, nhấn OK. Bạn sẽ thấy thư mục ACsoft trên máy chủ. Tiếp theo bạn nhấn Right Click vào thư mục ACsoft -> Chọn Map Network Drive -> Tích chọn Reconnect at logon -> Nhấn Finish.

Bạn đã tạo ổ đĩa ảo xong. Kế tiếp bạn thực hiện bước 2

Đăng bởi bởi — Để lại phản hồi

3. Tôi muốn cài đặt thêm một máy nữa để chia sẽ công việc nhập liệu, tôi phải liên kết dữ liệu giữa máy chủ và máy trạm như thế nào?

Intro Image VietsunSoft

– Phần mềm ACsoft dựa trên mạng nội bộ tại đơn vị của bạn để cho bạn tính năng trên. Như vậy, bạn phải bảo đảm mạng nội bộ tại đơn vị đang chạy ổn định.

– Nguyên tắc hoạt động: Khi bạn vào chương trình đầu tiên (Câu 2), chương trình đã tự động tạo một thư mục Data chứa dữ liệu. Theo đó, ở máy chủ bạn chỉ cần share thư mục Data này để cho các máy trạm nhận được. Tại máy trạm, bạn tạo ổ đĩa ảo có đường dẫn đến thư mục Data ở máy chủ. Như vậy khi bạn nhập liệu -> dữ liệu sẽ đi về thư mục Data ở máy chủ.

– Phần mềm ACsoft dựa trên mạng nội bộ tại đơn vị của bạn để cho bạn tính năng trên. Như vậy, bạn phải bảo đảm mạng nội bộ tại đơn vị đang chạy ổn định.

– Nguyên tắc hoạt động: Khi bạn vào chương trình đầu tiên (Câu 2), chương trình đã tự động tạo một thư mục Data chứa dữ liệu. Theo đó, ở máy chủ bạn chỉ cần share thư mục Data này để cho các máy trạm nhận được. Tại máy trạm, bạn tạo ổ đĩa ảo có đường dẫn đến thư mục Data ở máy chủ. Như vậy khi bạn nhập liệu -> dữ liệu sẽ đi về thư mục Data ở máy chủ.

– Trình tự thực hiện:

3.1 Tại máy chủ: (Share thư mục Data)

Bước 1: Thoát khỏi chương trình ACsoft.

Bước 2: Vào My Computer -> Chọn ổ đĩa mà bạn đã chọn khi cài chương trình (Câu 1)

Bước 3: Kích chuột phải thư mục Data -> Chọn Sharing and Security

Tiếp theo, bạn tích chọn Share this folder on the network và Allow network users to change my files.

3.2 Tại máy trạm: (Cài chương trình ACsoft và tạo ổ đĩa ảo)

      Bước 1: Cài chương trình ACsoft (Câu 1)

      Bước 2: Vào máy chủ, có 2 cách :

– Cách 1: Nhấn Start -> chọn Run rồi nhập tên máy chủ

– Cách 2: Vào My Network Places -> Chọn Entire Network -> Microsoft Windows Network -> Chọn Workgroup -> Chọn máy chủ

Bước 3: Tạo ổ đĩa ảo

– Khi vào máy chủ bạn sẽ thấy thư mục Acsoft mà bạn đã share ở mục 3.1. Tại đây, bạn kích chuột phải -> chọn Map Network Drive -> tích chọn “Reconnect at logon” và chọn Finish.

Bước 4: Vào chương trình Acsoft -> chọn máy trạm. Hiện ra cửa sổ:

Sau khi bạn lựa chọn như hình trên, nhấn vào “Select” rồi vào chương trình.

Đăng bởi bởi — Để lại phản hồi

1. Cài đặt chương trình ACsoft?

Intro Image VietsunSoft

1.1 Nội dung đĩa bản quyền :

– ACsoft : Chương trình ACsoft

–  ChangeSystemFontToTCVN3 : Giúp chuyển font chữ trên giao diện ACsoft sang tiếng việt.

– ABC25.1 : Giúp chuyển font chữ trên các sổ sách sang tiếng việt. (trường hợp máy tính của bạn bị thiếu font).-

1.2 Trình tự cài đặt :

  • Bước 1 : Cài chương trình

Vào thư mục ACsoft -> Chạy file Setup

Nhấn Next để tiếp tục

Nhập tên người sử dụng, tên công ty rồi nhấn Next

Nhập mã số thuế rồi nhấn Next

Lựa chọn đường dẫn cài đặt : Nhấn Browse để chọn đường dẫn khác

Nhấn Next để tiếp tục

– Bước 2 : Chạy chương trình ChangeSystemFontToTCVN3

  • Đến đây, bạn đã hoàn thành việc cài đặt. Trường hợp các sổ sách không hiển thị tiếng việt, bạn thực hiện tiếp bước 3

– Bước 3 : Vào thư mục ABC25.1 -> Chạy file Setup. Khi cài xong bạn nhớ khởi động lại máy.

Lưu ý: Trong trường hợp bạn cài thêm một chương trình ACsoft khác nữa thì tại mục lựa chọn đường dẫn bạn phải lựa chọn đường dẫn sao cho không trùng với đường dẫn mà bạn đã cài trước đó.

Nhấn Install để bắt đầu cài đặt, bạn đợi trong giây lát rồi nhấn Finish để hoàn

Đăng bởi bởi — Để lại phản hồi

Tổng hợp số liệu xác định kết quả

Intro Image VietsunSoft

1.Khai báo bút toán tổng hợp số liệu

Trong chương trình đã khai báo mặc định các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, xác định kết quả lãi lỗ. Trường hợp bạn tạo thêm/sửa đổi có thể xem lại Xây dựng quy trình tổng hợp số liệu ở Nội dung 3.1.3 – Chương 3

2. Chạy tổng hợp số liệu xác định kết quả kinh doanh

Vào Kế toán tổng hợp > Tổng hợp số liệu

  • Kích chuột vào nhóm quy trình
  • Chọn thời gian > Nhấn Xác định kết quả

               Lưu ý: Trường hợp sau khi chạy tổng hợp số liệu bạn có bổ sung/điều chỉnh số liệu chi tiết thì nên thực hiện xóa bỏ chạy lại (một số trường hợp không xóa mà chạy tiếp tục sẽ phát sinh các bút toán tổng hợp với số tiền âm vì rơi vào tình huống số liệu trước khi chạy tổng hợp Nợ TK chi phí < Có TK chi phí)

Để xóa bút toán tổng hợp cũng thực hiện thao tác:

  • Kích chuột vào nhóm quy trình
  • Chọn thời gian > Nhấn Xóa bỏ
Đăng bởi bởi — Để lại phản hồi

Giá thành

Intro Image VietsunSoft

1. Xác định bài toán tính giá thành

1. Xác định đối tượng tính giá thành

Đối tượng tính giá thành của doanh nghiệp có thể là một trong các trường hợp sau:

  • Theo sản phẩm hoặc công trình
  • Theo phân xưởng/công đoạn và sản phẩm
  • Theo đơn hàng/lệnh sản xuất và sản phẩm

Giá thành của một đối tượng tính giá thành có thể được phân tích như sau:

  • Theo giá trị trên từng tài khoản tập hợp chi phí (báo cáo giá thành phân xưởng/công trình)
  • Theo khoản mục phí đã tập hợp chi phí (báo cáo giá thành phân xưởng/công trình)
  • Theo tài khoản và chi tiết vật tư, chi phí cấu thành (thẻ giá thành đơn vị sản phẩm/công trình)

2. Xác định tài khoản tập hợp chi phí đầu vào

Tài khoản được sử dụng tập hợp chi phí theo TT200:

Số TK cấp 2

Tên tài khoản

6211

Chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp

6212

Chi phí nguyên vật liệu phụ trực tiếp

622

Chi phí nguyên nhân công trực tiếp

6271

Chi phí nhân viên phân xưởng

6272

Chi phí vật liệu

6273

Chi phí dụng cụ sản xuất

6274

Chi phí khấu hao tài sản

6277

Chi phí dịch vụ mua ngoài

6278

Chi phí bằng tiền khác

623(1-8)

Tương tự 627 (có thể sử dụng đ/v xây lắp công trình)

1541

Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Tài khoản được sử dụng tập hợp chi phí theo TT133:

Số TK cấp 2

Tên tài khoản

1541

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

1542

Chi phí nguyên nhân công trực tiếp

1544

Chi phí sản xuất chung

1545

Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Xác định chi phí phát sinh đầu vào sẽ hạch toán vào các tài khoản trên thuộc một trong các trường hợp sau:

  • Trực tiếp cho sản phẩm/công trình (tức tách chọn được từng sản phẩm/công trình)
  • Tách được đến phân xưởng/công đoạn/nhóm sản phẩm
  • Chỉ hạch toán theo tài khoản

3. Xác định bút toán tổng hợp theo module kết chuyển/phân bổ

Trên cơ sở xác định đến bước 2 thì bạn có thể xác định bút toán nào là kết chuyển hoặc phân bổ:

  • Kết chuyển số liệu là xử lý số liệu từng đối tượng từ tài khoản nguồn kết chuyển tương ứng đến từng đối tượng của tài khoản đích
  • Phân bổ số liệu là xử lý số liệu từ tài khoản nguồn (hoặc 1 đối tượng của tài khoản nguồn) phân bổ cho nhiều đối tượng của tài khoản đích

Trường hợp phân bổ thì chương trình có một số cách phân bổ như sau:

  • Phân bổ theo tỷ lệ
  • Phân bổ theo hệ số
  • Phân bổ theo số lượng nhập kho hoàn thành

Thông qua việc xác định 3 bước trên bạn có thể thiết lập tài khoản cùng đối tượng sao cho phù hợp, thực hiện tại Xây dựng tài khoản nhà nước – Nội dung 3.1.1 – Chương 3

Đồng thời bạn có thể tạo các bút toán kết chuyển/phân bổ chi phí tính giá thành tại Xây dựng quy trình tổng hợp số liệu – Nội dung 3.1.3 – Chương 3

2. Trình tự khai báo và nhập liệu phát sinh

1. Các khai báo danh mục ban đầu

Khai báo danh mục thành phẩm, nguyên vật liệu

Khai báo danh mục thành phẩm, danh mục nguyên vật liệu lúc mới sử dụng chương trình. Về sau bạn chỉ khai báo nếu phát sinh thêm đối tượng mới

Khai báo hệ số (nếu áp dụng phân bổ theo hệ số)

Vào Kế toán tổng hợp > Giá thành > Bảng hệ số phân bổ > Chọn chỉ tiêu phân bổ. Nhập hệ số lúc ban đầu và bổ sung nếu phát sinh thêm đối tượng mới

.

Khai báo định mức nguyên vật liệu (nếu áp dụng xuất vật tư theo định mức)

Vào danh mục thành phẩm > khai báo định mức cho từng thành phẩm trong danh mục ban đầu, về sau khai báo định mức bổ sung nếu phát sinh đối tượng mới

2. Khai báo quy trình tính giá thành

Khai báo các bút toán kết chuyển/phân bổ tính ra giá thành và sắp xếp chúng theo trình tự quy trình, việc này chỉ thực hiện một lần và chỉ sửa đổi khi cần, thông thường bao gồm các bút toán như:

  • Xuất vật tư theo định mức – N621/C152 (nếu áp dụng tính NVL xuất kho theo định mức)
  • Kết chuyển chi phí NVL – N1541/C621
  • Phân bổ chi phí nhân công – 1541/C622
  • Phân bổ chi phí sản xuất chung – 1541/C627
  • Kết chuyển giá thành – N1551/C1541

Để tạo thêm/sửa đổi các bút toán tổng hợp này bạn xem lại Xây dựng quy trình tổng hợp số liệu – Nội dung 3.1.3 – Chương 3

3. Các bước nhập liệu phát sinh

Nhập số dư đầu kỳ

Nhập số dư đầu kỳ cho các tài khoản liên quan đến tính giá thành như: nguyên vật liệu (1521,1522 …), công cụ dụng cụ (1531), chi phí SXKD dở dang (1541). Xem lại chi tiết ở Nội dung 2.4 – Chương 2

Xuất nguyên vật liệu sản xuất

Lập chứng từ xuất nguyên vật liệu sản xuất hạch toán chi tiết theo từng đối tượng giá thành. Xem lại chi tiết ở Nội dung 7.3 – Chương 7

Trường hợp áp dụng xuất vật tư theo định mức thì không phải nhập nghiệp vụ này

Hạch toán các chi phí phát sinh

Lập chứng từ hạch toán các chi phí phát sinh có liên quan. Xem lại phần nhập chứng từ phát sinh ở các phân hệ chi tiết

Nhập kho thành phẩm

Lập chứng từ nhập kho thành phẩm hoàn thành, chỉ cần nhập số lượng. Xem lại chi tiết ở Nội dung 7.1 – Chương 7

Trích khấu hao tài sản

Thực hiện trích khấu hao tài sản cố định hàng tháng. Xem lại chi tiết ở Nội dung 8.2.6 – Chương 8

Phân bổ chi phí trả trước

Thực hiện phân bổ chi phí trả trước hàng tháng. Xem lại chi tiết ở Nội dung 9.2.3 – Chương 9

Tính giá vốn bình quân theo kỳ

Cập nhật lại giá vốn cho các tài khoản 1521,1522. Xem lại chi tiết ở Nội dung 11.2 – Chương này

3. Chạy tính giá thành cuối kỳ

1. Màn hình thao tác chạy tự động

Vào Kế toán tổng hợp > Tổng hợp số liệu

  • Kích chuột vào nhóm quy trình
  • Chọn thời gian > Nhấn Xác định kết quả

Lưu ý: Trường hợp sau khi chạy tổng hợp số liệu bạn có bổ sung/điều chỉnh số liệu chi tiết thì nên thực hiện xóa bỏ rồi chạy lại (một số trường hợp không xóa mà chạy tiếp tục sẽ phát sinh các bút toán tổng hợp với số tiền âm vì rơi vào tình huống số liệu trước khi chạy tổng hợp Nợ TK chi phí < Có TK chi phí)

Để xóa bút toán tổng hợp cũng thực hiện thao tác:

  • Kích chuột vào nhóm quy trình
  • Chọn thời gian > Nhấn Xóa bỏ

2. Một số trường hợp khác

Trường hợp có chi phí dở dang thành phẩm cuối kỳ

  • Vào Kế toán tổng hợp > Giá thành > Xác định chi phí dở dang
  • Nhập SL dở dang, tỷ lệ hoàn thành = tự tính ra SL hoàn thành tương đương
  • Nhập đơn giá tạm tính > tự tính ra Giá trị dở dang

Sau đó vào chạy tính giá thành như trên

Trường hợp áp dụng tính chi phí NVL theo định mức kế hoạch

Bạn khai báo bút toán xuất vật tư theo định mức (chọn tính theo định mức kế hoạch) trong quy trình tổng hợp và chạy tính giá thành:

Trường hợp áp dụng tính chi phí NVL theo định mức thực tế

  • Vào Kế toán tổng hợp > Giá thành > Xác định chi phí NVL sử dụng
  • Nhập SL thực tế sử dụng

Trong quy trình tổng hợp bút toán xuất vật tư theo định mức (chọn tính theo vật tư tiêu thụ) và chạy tính giá thành như trên.

Đăng bởi bởi — Để lại phản hồi

Tính giá vốn bình quân theo kỳ

Intro Image VietsunSoft

1. Chức năng

Phần này giúp bạn tính lại giá vốn bình quân gia quyền theo kỳ (còn gọi là bình quân trung bình theo kỳ), chương trình sẽ tính và cập nhật giá vốn tự động cho tửng phiều xuất

Trường hợp bạn áp dụng tính giá xuất kho theo phương pháp khác thì kkhông phải thực hiện ở phần này.

2. Màn hình thao tác

  • Nhập tài khoản: 1521/1522/1531/1561 và chọn thời gian theo kỳ
  • Các lựa chọn khác: Để mặc định hoặc tích có/không các lựa chọn khác
  • Nhấn Tìm kiếm để chương trình hiện số liệu xem trước
  • Nhấn Cập nhật giá để chương trình cập nhật tự động

Các lựa chọn

Chức năng, ý nghĩa

Tài khoản

Nhập tài khoản cần tính giá vốn: 1521/1522/1531/1561 …

Thời gian

Chọn thời gian theo kỳ cần tính, thông thường theo tháng

Chi tiết tài khoản

Tích chọn nếu muốn tính riêng cho một mặt hàng/một nhóm hàng

Kho hàng

Tích chọn nếu muốn tính riêng cho một kho hàng

Cập nhật giá toàn công ty

Tính theo giá vốn toàn công ty, toàn bộ các kho của công ty

Cập nhật giá luân chuyển

Tích chọn nếu muốn tính giá cho các nghiệp vụ luân chuyển

Cập nhật giá hàng trả lại

Tích chọn nếu muốn tính giá cho nghiệp vụ nhập trả lại hàng

Đăng bởi bởi — Để lại phản hồi

Tiền lương

Intro Image VietsunSoft

1. Xác định lương cơ sở

1. Chức năng

Phần này dùng để xác định mức lương cơ sở nhằm tính ra các khoản trích bảo hiểm vào chi phí doanh nghiệp, tự động xử lý tính toán bằng module Tính bảo hiểm được thực hiện tại phần Tổng hợp số liệu

 Trường hợp bạn lập chứng từ hạch toán các khoản trích bảo hiểm vào chi phí ở phần hành Nghiệp vụ kế toán khác – Nội dung 10.1 – Chương 10 thì không phải thực hiện ở phần này.

2. Màn hình khai báo

  • Vào Kế toán tổng hợp > Tiền lương > Xác định lương cơ sở
  • Vào Hệ thống > Xây dựng hệ thống > Xây dựng quy trình tổng hợp số liệu

Để khai báo một module tổng hợp số liệu bạn có thể xem lại ở Nội dung 3.1.3 – Chương 3

Tại đây bạn khai báo module Tính bảo hiểm như sau:

Bước chạy ra kết quả module này sẽ được thực hiện khi chạy một lần cho cả quy trình tổng hợp số liệu ở Nội dung 11.4 – Chương này

2. Hạch toán chi phí lương

1. Chức năng

Phần này giúp bạn lập chứng từ hạch toán chi phí tiền lương phải trả cán bộ nhân viên hàng tháng

 Trường hợp bạn lập chứng từ hạch toán nghiệp vụ này ở phần hành Nghiệp vụ kế toán khác – Nội dung 10.1 – Chương 10 thì không phải thực hiện ở phần này.

2. Màn hình nhập liệu

Thao tác và trường nhập liệu tương tự phần hành Nghiệp vụ kế toán khác – Nội dung 10.1

3. Hạch toán khấu trừ lương

1. Chức năng

Phần này giúp bạn lập chứng từ hạch toán trích các khoản bảo hiểm trừ vào lương nhân viên

 Trường hợp bạn lập chứng từ hạch toán nghiệp vụ này ở phần hành Nghiệp vụ kế toán khác – Nội dung 10.1 – Chương 10 thì không phải thực hiện ở phần này.

2. Màn hình nhập liệu

Thao tác và trường nhập liệu tương tự phần hành Nghiệp vụ kế toán khác – Nội dung 10.1

Đăng bởi bởi — Để lại phản hồi

Quy trình thực hiện nghiệp vụ tổng hợp số liệu

Intro Image VietsunSoft

Phân hệ này giúp bạn thực hiện các nghiệp tổng hợp số liệu cuối kỳ (Tháng/Quý/Năm), gồm các công việc theo trình tự sau:

  • Trích khấu hao tài sản cố định
  • Phân bổ chi phí trả trước
  • Hạch toán chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương
  • Tính giá vốn bình quân cuối kỳ
  • Tổng hợp chi phí và tính giá thành
  • Tổng hợp số liệu xác định kết quả kinh doanh

Đối với trích khấu hao tài sản cố định bạn thực hiện ngay tại phần hành Tài sản, có thể xem lại ở Nội dung 8.2.6 – Chương 8

Đối với Phân bổ chi phí trả trước bạn thực hiện ngay tại phần hành Công cụ, có thể xem lại ở Nội dung 9.2.3 – Chương 9