Báo cáo
Báo cáo có liên quan được trình bày ngay trên menu của phân hệ:
- Sổ chi tiết tài khoản khác
- Sổ tổng hợp tài khoản khác
Bạn xem lại các thao tác chung lấy báo cáo ở Nội dung 2.6 – Chương 2
Danh mục: Hướng Dẫn Sử Dụng
Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán, hỗ trợ phát triển hệ thống VietsunSoft.
Nghiệp vụ kế toán khác
1. Chức năng
Phần hành này giúp bạn nhập các chứng từ nghiệp vụ kế toán khác ngoài những nghiệp vụ được nhập ở phân hệ tiền vốn, mua hàng, bán hàng, kho hàng như:
- Hạch toán giảm thanh lý tài sản – N2141,811/C211
- Vay chuyển tiền cho nhà cung cấp – N331/C3411
- Bù trừ công nợ – N331/C131
- Trích trước chi phí đi du lịch – N6428/C335
- Chi phí thuế môn bài – N6425/C33382
- K/C thuế GTGT được khấu trừ – N33311/C1331
- Chi phí tiền lương phải trả – N622,6271,6411,6421/C3341,3342,3343,3344
- Trích khoản bảo hiểm vào chi phí – N622,6271,6411,6421/C3383,3384,3386
- Trích khoản bảo hiểm trừ vào lương – N3341,3342,3343,3344/C3383,3384,3386
- Trừ số thuế TNCN phải nộp vào lương – N3341,3342,3343,3344/C3335
2. Màn hình nhập liệu
1. Thao tác chung
Bạn xem lại các thao tác chung ở Nội dung 2.5 – Chương 2
2. Ý nghĩa các trường nhập liệu
Các trường nhập liệu | Chức năng, ý nghĩa |
Thông tin chung chứng từ | |
Ngày chứng từ | Ngày lập phiếu kế toán khác |
Số chứng từ | Tự hiện số tiếp theo theo Tháng/Quý/Năm đã chọn |
Đơn vị tiền tệ | Mặc định VNĐ, nếu chọn ngoại tệ hiện thêm cột Ngoại tệ, Tỷ giá |
Họ tên | Họ tên người lập chứng từ |
Đơn vị | Đơn vị công tác của người lập chứng từ |
Địa chỉ | Địa chỉ của người lập chứng từ |
Nút chọn […] họ tên | Chọn đến danh mục đối tượng đã khai báo để lấy thông tin |
Lý do | Nhập lý do diễn giải theo chứng từ |
Nội dung hạch toán | |
Nút chọn […] nội dung định khoản | Nhấn nút chọn các nội dung định khoản nghiệp vụ thường dùng đã khai báo |
TK nợ | Tài khoản nợ (tự hiện nếu chọn nội dung định khoản hoặc tự nhập) |
TK có | Tài khoản có (tự hiện nếu chọn nội dung định khoản hoặc tự nhập) |
Thành tiền | Số tiền theo từng định khoản |
3. Một số gợi ý có liên quan
- Khi con trỏ ở ô Họ tên bạn nhấn phím Insert trên bàn phím thì VIETSUN sẽ hiện ra danh mục họ tên đã lưu giúp bạn chọn nhanh chóng.
- Trong quá trình nhập chứng từ bạn có thể khai báo thêm danh mục các nội dung định khoản để không những dùng cho chứng từ đang nhập mà còn sử dụng cho lần nhập tiếp theo
Ngoài ra để khai báo/sửa xóa danh mục nội dung định khoản và các tùy chọn hiển thị bạn xem lại Xây dựng phần hành nhập liệu – Nội dung 3.1.2 – Chương 3
- Trường hợp bạn không sử dụng Nút chọn nội dung định khoản, đưa con trỏ đến ô Nội dung nhấn Enter là VIETSUN tự hiện theo lý do, bạn nhập TK nợ/TK có
- Trường hợp bạn thực hiện các nghiệp vụ lương phải trả, trích bảo hiểm trong phân hệ kế toán tổng hợp thì sẽ không thực hiện ở phần hành kế toán khác và ngược lại.
Khái quát chung
1. Menu phân hệ
Menu chính của phân hệ Nghiệp vụ khác gồm:
- Phần hành nhập liệu các nghiệp vụ kế toán khác
- Lên sổ sách, báo cáo có liên quan
- Khai báo các danh mục chi tiết tài khoản
2. Một số lưu ý về nghiệp vụ khác
Các nghiệp vụ được nhập ở phần hành này
Phần hành này được thiết kế để bạn nhập các nghiệp vụ kế toán khác ngoài những nghiệp vụ được nhập ở các phân hệ Tiền vốn, Mua hàng, Bán hàng, Kho hàng. Ví dụ nghiệp vụ giảm do thanh lý tài sản, có định khoản hạch toán N2141,811/C211.
Bạn không thể nhập chứng từ có định khoản N1111 hoặc C1111 trong phần hành này, vì như thế khi lấy sổ chi tiết tài khoản 1111 sẽ hiện chứng từ này nhưng số chứng từ lại hiện phần hành nghiệp vụ khác thay vì phải là số chứng từ liên tục của phần hành thu chi.
Nghiệp vụ điều chỉnh công nợ nếu có quản lý theo hóa đơn
Trong phần hành mặc định này bạn có thể nhập chứng từ nghiệp vụ điều chỉnh, cấn trừ công nợ bình thường
Trường hợp có quản lý công nợ phải thu theo hóa đơn thì bạn chọn phần hành điều chỉnh công nợ theo hóa đơn (phần hành thứ 2) để nhập chứng từ này, lúc này nhập số tiền điều chỉnh cấn trừ và phân bổ cho hóa đơn.
Nghiệp vụ phát sinh công cụ, chi phí
1. Ghi tăng công cụ
Phần này giúp bạn cập nhật ghi tăng thẻ công cụ/chi phí theo chứng từ đã hạch toán tăng. Tuy nhiên để đơn giản, dễ thực hiện thì VIETSUN cho phép khi bạn nhập lưu chứng từ hạch toán tăng thì sẽ tự động hiện thẻ ghi tăng công cụ/chi phí để cập nhật ngay tại màn hình lập chứng từ.
1. Nhập chứng từ hạch toán phát sinh tăng
Trong chương trình, bạn có thể vào phần hành nhập liệu sau để lập chứng từ phát sinh tăng:
- Phần hành Dịch vụ mua vào/Nghiệp vụ kế toán khác nếu mua chưa thanh toán (N242/C331)
- Phần hành Chi tiền mặt nếu mua chi trả tiền ngay (N242/C1111)
- Phần hành Xuất dùng sản xuất nếu xuất dùng CCDC chờ phân bổ (N242/C1531)
Khi nhấn lưu chứng từ chương trình hiện thẻ ghi tăng công cụ/chi phí đê bạn cập nhật thông tin:
2. Xem lại/sửa đổi thẻ ghi tăng công cụ, chi phí
Trong chương trình để xem lại/sửa đổi thẻ ghi tăng công cụ/chi phí thì bạn có thể thực hiện theo 2 cách:
- Xem lại chứng từ hạch toán tăng TK 242 rồi nhấn vào biểu tượng Tài sản trên thanh công cụ
Vào phân hệ Công cụ > Ghi tăng công cụ
2. Ghi giảm, điều chuyển, điều chỉnh, kiểm kê
Các trường hợp ghi giảm, điều chuyển, điều chỉnh, kiểm kê công cụ/chi phí cũng thực hiện tương tư như phần hành tài sản – Chương 8
Nhập số dư đầu kỳ
1. Chức năng
Phần hành này giúp bạn nhập số dư đầu kỳ chi tiết từng đối tượng chi phí trả trước TK242 khi mới lần đầu sử dụng chương trình
Lưu ý: Bạn căn cứ vào bảng phân bổ chi phí năm trước để cập nhật thông tin, phần giá trị còn lại chính là số dư đầu kỳ của đối tượng.
2. Màn hình nhập liệu
Vào Kế toán chi tiết > Số dư đầu kỳ
3. Ý nghĩa các trường nhập liệu
Các trường nhập liệu | Chức năng, ý nghĩa |
Thông tin chung | |
Mã và tên công cụ | Tự ngầm định khi bạn kích vào chi tiết đối tượng trước khi nhập thẻ |
Nghiệp vụ | Chọn Dư đầu kỳ |
Ngày ghi tăng | Ngày ghi tăng công cụ, theo ngày dư đầu kỳ hoặc ngày chứng từ |
Số chứng từ | Tự hiện theo số chứng từ phát sinh |
Nội dung | Tự hiện theo nội dung chứng từ phát sinh |
Loại công cụ | Chọn loại chi phí để nhóm theo loại chi phí khi lên bảng phân bổ |
Bộ phận quản lý | Chọn bộ phận sử dụng để nhóm theo bộ phận khi lên bảng phân bổ |
Đặc điểm KT | Nhập đặc điểm riêng của công cụ để có thêm thông tin |
Giá trị và tài khoản trích khấu hao | |
Số lượng | Nhập số lượng |
Giá trị công cụ | Nhập nguyên giá công cụ/chi phí |
Giá trị còn lại | Nhập giá trị còn lại của công cụ/chi phí |
Giá trị căn cứ phân bổ | Tự đề xuất bằng giá trị công cụ |
Kỳ phân bổ | Số tháng phân bổ |
Tiền phân bổ | = Giá trị căn cứ phân bổ / số tháng |
Thời điểm phân bổ | Nhập ngày tháng bắt đầu phân bổ |
Ghi nợ TK chi phí | Nhập tài khoản hạch toán chi phí, khoản mục phí |
Khái quát chung
1. Menu phân hệ
Menu chính của phân hệ Công cụ gồm:
- Cập nhật thông tin công cụ theo nghiệp vụ phát sinh
- Phân bổ chi phí công cụ dụng cụ
- Lên bảng phân bổ và các sổ sách báo cáo
- Khai báo các danh mục chi tiết công cụ và phân loại
2. Một số lưu ý về công cụ
Phân bổ công cụ dụng cụ & phân bổ chi phí trả trước
Như bạn đã biết khi xuất kho công cụ sử dụng trong một kỳ được hạch toán trực tiếp vào chi phí (N627,641,622/C1531), nếu sử dụng cho nhiều kỳ được hạch toán vào chi phí trả trước (N242/C1531) và sẽ phân bổ dần vào chi phí. Bên cạnh đó doanh nghiệp còn có nhiều khoản khác như: chi phí thuê văn phòng trả trước 1 năm, chi phí mua phần mềm quản lý … dù không phải là công cụ nhưng đó là các khoản chi phí sử dụng cho nhiều kỳ nên cũng được hạch toán vào chi phí trả trước 242 và sẽ phân bổ dần vào chi phí. Như vậy phân hệ này tên là công cụ nhưng theo nghiệp vụ có thể gọi là Chi phí trả trước – TK 242
Các bước thực hiện nghiệp vụ chi phí trả trước
Để quản lý chi tiết công cụ/chi phí trả trước thì bạn thực hiện theo các bước:
- Khai báo chi tiết đối tượng TK 242 trước khi nhập số đầu kỳ, chứng từ phát sinh tăng.
- Lập chứng từ phát sinh tăng/giảm và cập nhật tăng/giảm thẻ công cụ/chi phí
- Cuối tháng phân bổ chi phí trả trước
Lập chứng từ hạch toán đồng thời cập nhật tăng giảm thẻ chi phí
Khi nhập lưu chứng từ hạch toán phát sinh tăng giảm (N242 hoặc C242) thì VIETSUN sẽ hiện thẻ chi phí ngay tại màn hình lập chứng từ để bạn cập nhật tăng, giảm thông tin chi phí. Lúc này trong phân hệ Công cụ > phần ghi tăng/giảm công cụ sẽ tự có số liệu mà bạn đã cập nhật thẻ
Báo cáo
Báo cáo có liên quan được trình bày ngay trên menu của phân hệ:
- Thẻ tài sản
- Bảng khấu hao tài sản
- Báo cáo tình hình tài sản
- Sổ theo dõi tài sản cố định
- Sổ chi tiết tài sản cố định
- Sổ tổng hợp tài sản cố định
Bạn xem lại các thao tác chung lấy báo cáo ở Nội dung 2.6 – Chương 2
Nghiệp vụ phát sinh tài sản
1. Ghi tăng tài sản
Phần này giúp bạn cập nhật ghi tăng thẻ tài sản theo chứng từ đã hạch toán tăng. Tuy nhiên để đơn giản, dễ thực hiện thì VIETSUN cho phép khi bạn nhập lưu chứng từ hạch toán tăng thì sẽ tự động hiện thẻ ghi tăng tài sản để cập nhật ngay tại màn hình lập chứng từ.
1. Nhập chứng từ hạch toán phát sinh tăng
Bạn có thể vào phần hành Mua hàng hoặc Nghiệp vụ kế toán khác để lập chứng từ hạch toán tăng (N211/C331) theo hóa đơn mua tài sản, biên bản nghiệm thu xây dựng cơ bản hoàn thành
Khi nhấn lưu chứng từ chương trình hiện thẻ ghi tăng tài sản đê bạn cập nhật thông tin:
2. Xem lại/sửa đổi thẻ ghi tăng tài sản
Trong chương trình để xem lại/sửa đổi thẻ ghi tăng tài sản thì bạn có thể thực hiện theo 2 cách:
- Xem lại chứng từ hạch toán tăng tài sản rồi nhấn vào biểu tượng Tài sản trên thanh công cụ
- Vào phân hệ Tài sản > Ghi tăng tài sản
2. Ghi giảm tài sản
Tương tự trường hợp tăng tài sản, phần này giúp bạn cập nhật ghi giảm thẻ tài sản theo chứng từ đã hạch toán giảm. Tuy nhiên để đơn giản, dễ thực hiện thì VIETSUN cho phép khi bạn nhập lưu chứng từ hạch toán giảm thì sẽ tự động hiện thẻ ghi giảm tài sản để cập nhật ngay tại màn hình lập chứng từ.
1. Nhập chứng từ hạch toán phát sinh giảm
Bạn có thể vào phần hành Nghiệp vụ kế toán khác để lập chứng từ hạch toán giảm (N2141,811/C211; N2141,242/C211)
Khi lưu chứng từ chương trình hiện thẻ ghi giảm tài sản đê bạn cập nhật thông tin:
Trường hợp phát sinh thu nhập từ nhượng bán tài sản thì bạn vào phần hành Hóa đơn thu nhập khác để hạch toán N131/C711,33311
2. Xem lại/sửa đổi thẻ ghi giảm tài sản
Trong chương trình để xem lại/sửa đổi thẻ ghi giảm tài sản thì bạn có thể thực hiện theo 2 cách:
- Xem lại chứng từ hạch toán giảm tài sản rồi nhấn vào biểu tượng Tài sản trên thanh công cụ
- Vào phân hệ Tài sản > Ghi tăng tài sản
3. Điều chuyển tài sản
Phần này giúp bạn cập nhật điều chuyển tài sản từ bộ phận sử dụng này sang bộ phận sử dụng khác, có thể thay đổi tài khoản chi phí trích khấu hao, khoản mục phí
Vào Tài sản > Điều chuyển tài sản
Các trường nhập liệu | Chức năng, ý nghĩa |
Đến bộ phận | Chọn đến bộ phận sử dụng |
Ngày điều chuyển | Ngày điều chuyển |
Ngày áp dụng | Ngày áp dụng để trích khấu hao theo TK chi phí |
TK hao mòn | Không thay đổi |
TK chi phí | Chọn lại TK chi phí, khoản mục phí nếu có |
4. Đánh giá lại tài sản
Phần này giúp bạn đánh giá lại tài sản theo nghiệp vụ tăng giảm trong trường hợp làm tăng giảm thời gian sử dụng hoặc điều chỉnh giá trị, số năm khấu hao theo quyết toán, kiểm toán
Vào Tài sản > Đánh giá lại tài sản
Kích chọn tài sản > Nhấn Thêm mới
5. Kiểm kê tài sản
Phần này giúp bạn kiểm kê tài sản, lên danh sách các tài sản đang tồn tại và đánh giá tình hình chất lượng, xử lý tài sản.
Vào Tài sản > Kiểm kê tài sản
Kích chọn tài sản > Nhấn Thêm mới
6. Trích khấu hao tài sản
1. Chức năng
Phần này giúp bạn thực hiện trích khấu hao tài sản cố định vào cuối kỳ (cuối tháng), từ đó lên được bảng khấu hao tài sản, đồng thời hạch toán chi phí khấu hao và hao mòn vào sổ sách.
2. Màn hình thực hiện
Vào Tài sản > Trích khấu hao tài sản
Chọn thời gian > Tìm kiếm > Lưu dữ liệu
3. Một số lưu ý
- Khi trích khấu hao tài sản cần đảm bảo các trường hợp hạch toán, cập nhật thẻ tăng giảm tài sản được đầy đủ và khi thực hiện trích khấu hao cũng đảm bảo theo trình tự thời gian (Ví dụ nếu chưa trích tháng 4 thì chưa nên trích tháng 5)
- Trường hợp đã trích khấu hao, sau đó muốn bổ sung/sửa đổi thông tin tài sản thì bạn làm theo các bước ngược lại:
- Xóa bảng trích khấu hao có liên quan đến thời điểm cần thực hiện bổ sung/sửa đổi
Tại màn hình trích khấu hao này bạn chọn tháng/năm > Tìm kiếm > Xóa dữ liệu
- Xem lại chứng từ hạch toán tăng giảm > Nhấn biểu tượng Tài sản trên thanh công cụ
Hoặc có thể vào Tài sản > Ghi tăng/giảm tài sản để cập nhật
Trích lại khấu hao tài sản cho các tháng đã xóa
Nhập số dư đầu kỳ
1. Chức năng
Phần hành này giúp bạn nhập số dư đầu kỳ chi tiết từng tài sản khi mới lần đầu sử dụng chương trình
Lưu ý: Bạn căn cứ vào bảng trích khấu hao năm trước để cập nhật thông tin tài sản, phần giá trị hao mòn lũy kế (= Nguyên giá – Giá trị còn lại) sẽ được chương trình tính và tự cập nhật vào số dư đầu kỳ TK 214
2. Màn hình nhập liệu
3. Ý nghĩa các trường nhập liệu
Các trường nhập liệu | Chức năng, ý nghĩa |
Thông tin chung | |
Mã và tên tài sản | Tự ngầm định khi bạn kích vào chi tiết tài sản trước khi nhập thẻ |
Nghiệp vụ | Chọn nghiệp vụ: Dư đầu kỳ, mua sắm mới, xây dựng cơ bản … |
Ngày ghi tăng | Ngày ghi tăng tài sản, theo ngày dư đầu kỳ hoặc ngày chứng từ |
Số chứng từ | Tự hiện theo số chứng từ phát sinh |
Nội dung | Tự hiện theo nội dung chứng từ phát sinh |
Loại tài sản | Chọn loại tài sản để nhóm theo loại tài sản khi lên bảng khấu hao |
Bộ phận quản lý | Chọn bộ phận sử dụng để nhóm theo bộ phận khi lên bảng khấu hao |
Đặc điểm KT | Nhập đặc điểm riêng của tài sản để có thêm thông tin |
Giá trị và tài khoản trích khấu hao | |
Số lượng | Nhập số lượng tài sản |
Nguyên giá | Nhập nguyên giá tài sản |
Giá trị còn lại | Nhập giá trị còn lại của tài sản |
Giá trị căn cứ khấu hao | Tự đề xuất bằng nguyên giá |
Giá trị căn cứ khấu hao theo luật | Tự đề xuất bằng nguyên giá, nếu vượt mức thì nhập giá trị theo luật |
Số năm khấu hao | Nhập số năm dựa theo khung thời gian khấu hao quy định |
Tiền khấu hao năm | = Giá trị căn cứ khấu hao / số năm |
Tiền khấu hao năm theo luật | = Giá trị căn cứ khấu hao theo luật / số năm |
Khấu hao theo | Lựa chọn theo tháng hoặc ngày |
Tiền khấu hao tháng | = Giá trị căn cứ khấu hao / (số năm x 12) |
Tiền khấu hao theo luật | = Giá trị căn cứ khấu hao theo luật / (số năm x 12) |
Năm đưa vào sử dụng | Nhập ngày đưa vào sử dụng, thường theo ngày chứng từ |
Thời điểm khấu hao | Nhập ngày tháng bắt đầu trích khấu hao |
Ghi nợ TK chi phí | Nhập tài khoản hạch toán chi phí khấu hao, khoản mục phí |
Ghi có TK hao mòn | Nhập tài khoản hao mòn khi trích khấu hao |
Khái quát chung
1. Menu phân hệ
Menu chính của phân hệ Tài sản gồm:
- Cập nhật thông tin tài sản theo nghiệp vụ phát sinh
- Trích khấu hao tài sản cố định
- Lên bảng trích khấu hao và các sổ sách báo cáo tài sản
- Khai báo các danh mục chi tiết tài sản và phân loại tài sản
2. Một số lưu ý về tài sản
Các bước thực hiện nghiệp vụ tài sản
Để quản lý chi tiết tài sản cũng như trích khấu hao theo từng tài sản thì bạn thực hiện theo các bước:
- Khai báo chi tiết cho tài sản trước khi nhập số đầu kỳ, chứng từ phát sinh tăng.
- Lập chứng từ phát sinh tăng/giảm và cập nhật tăng/giảm thẻ tài sản
- Cuối tháng trích khấu hao
Lập chứng từ hạch toán đồng thời cập nhật tăng giảm tài sản
Khi nhập lưu chứng từ hạch toán phát sinh tăng giảm (N211 hoặc Có 211) thì VIETSUN sẽ hiện thẻ tài sản ngay tại màn hình lập chứng từ để bạn cập nhật tăng, giảm thông tin tài sản. Lúc này trong phân hệ Tài sản > phần ghi tăng/giảm tài sản sẽ tự có số liệu mà bạn đã cập nhật thẻ
