Hướng Dẫn Sử Dụng | Phần mềm VietsunSoft

Đăng bởi 30/03/202111/03/2022 bởi Partner — Để lại phản hồi

1. Chức năng

Phần hành này giúp bạn nhập các chứng từ liên quan đến thu tiền mặt như: Thu tiền hàng của khách hàng, khách hàng ứng trước tiền hàng, rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ, thu tiền tạm ứng …

2. Màn hình nhập liệu

1. Thao tác chung

Bạn xem lại các thao tác chung ở Nội dung 2.5 – Chương 2

2. Ý nghĩa các trường nhập liệu

Các trường nhập liệu	Chức năng, ý nghĩa
Thông tin chung chứng từ
Ngày chứng từ	Ngày lập phiếu thu
Số chứng từ	Số phiếu thu, tự hiện số tiếp theo theo Tháng/Quý/Năm đã chọn
Đơn vị tiền tệ	Mặc định VNĐ, nếu chọn ngoại tệ hiện thêm cột Ngoại tệ, Tỷ giá
Họ tên	Họ tên người nộp tiền
Đơn vị	Đơn vị công tác của người nộp tiền
Địa chỉ	Địa chỉ của người nộp tiền
Nút chọn […] họ tên	Chọn đến danh mục đối tượng đã khai báo để lấy thông tin
Lý do	Nhập lý do diễn giải theo chứng từ
Nội dung hạch toán
Nút chọn […] nội dung định khoản	Nhấn nút chọn các nội dung định khoản nghiệp vụ thường dùng đã khai báo
TK nợ	1111;1112
TK có	TK đối ứng, tùy theo nội dung nghiệp vụ
Thành tiền	Số tiền theo từng định khoản

3. Một số gợi ý có liên quan

Khi lập phiếu thu tiền mà xác định TK có là tài khoản phải thu, phải trả như: 131, 1388, 141, 331, 3388 thì bạn không cần nhập Họ tên – Đơn vị – Địa chỉ, sau khi đã chọn tài khoản chi tiết ở phần hạch toán thì VIETSUN tự hiện ra Họ tên – Đơn vị – Địa chỉ
Ngoài ra khi con trỏ ở ô Họ tên bạn nhấn phím Insert trên bàn phím thì VIETSUN sẽ hiện ra danh mục họ tên đã lưu giúp bạn chọn nhanh chóng.
Trong quá trình nhập chứng từ bạn có thể khai báo thêm danh mục các nội dung định khoản để không những dùng cho chứng từ đang nhập mà còn sử dụng cho lần nhập tiếp theo

Ngoài ra để khai báo/sửa xóa danh mục nội dung định khoản và các tùy chọn hiển thị bạn xem lại Xây dựng phần hành nhập liệu – Nội dung 3.1.2 – Chương 3

Trường hợp bạn không sử dụng Nút chọn nội dung định khoản, đưa con trỏ đến ô Nội dung nhấn Enter là VIETSUN tự hiện theo lý do đã nhập.
Đối với nghiệp vụ thu tiền khách hàng, bạn có thể lập phiếu thu tiền theo hóa đơn một cách nhanh chóng, xem hướng dẫn ở phân hệ Bán hàng – Chương 6

Đăng bởi 30/03/202111/03/2022 bởi Partner — Để lại phản hồi

1. Menu phân hệ

Menu chính của phân hệ tiền vốn gồm:

Các phần hành nhập liệu theo nghiệp vụ phát sinh
Lên sổ sách, báo cáo có liên quan
Khai báo các danh mục chi tiết tài khoản và danh mục quản lý có liên quan

2. Lưu ý nghiệp vụ phát sinh bút toán trùng

Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt/Nộp tiền mặt vào ngân hàng

Nghiệp vụ này có thể xảy ra trường hợp kế toán tiền mặt vào phần hành Thu tiền mặt nhập và kế toán ngân hàng vào phần hành Chi tiền ngân hàng nhập, cả 2 cùng hạch toán N1111/C1121, tức nhập 2 lần. Trường hợp này gọi là bút toán trùng.

Có 2 cách được sử dụng: Dùng tài khoản trung gian hoặc chỉ ưu tiên nhập ở một phần hành

Nếu dùng tài khoản trung gian 113 – Tiền đang chuyển. Kế toán tiền mặt hạch toán N1111/C1131; Kế toán ngân hàng hạch toán N1131/C1121

Nếu ưu tiên nhập ở một phần hành thì chỉ cần Kế toán tiền mặt hạch toán N1111/C1121 vì để cho số phiếu thu được liên tục. Cách này được người dùng hay lựa chọn

Mua hàng chi tiền mặt ngay

Nghiệp vụ này có thể xảy ra trường hợp kế toán tiền mặt vào phần hành Chi tiền mặt nhập và kế toán mua hàng vào phần hành Nhập mua hàng nhập, cả 2 cùng hạch toán N1561,1331/C1111, tức nhập 2 lần. Trường hợp này gọi là bút toán trùng.

Cách xử lý phổ biến là hạch toán qua tài khoản trung gian 331 – Phải trả nhà cung cấp. Kế toán mua hàng hạch toán N1561,1331/C331; Kế toán tiền mặt hạch toán N331/C1111, đảm bảo số phiếu nhập kho và số phiếu chi riêng, vừa đúng quy trình nhập kho xong rồi chi tiền.

Bán hàng thu tiền mặt ngay

Nghiệp vụ này có thể xảy ra trường hợp kế toán tiền mặt vào phần hành Thu tiền mặt nhập và kế toán bán hàng vào phần hành Xuất bán hàng nhập, cả 2 cùng hạch toán N1111/C5111,33311, tức nhập 2 lần. Trường hợp này gọi là bút toán trùng.

Cách xử lý phổ biến là hạch toán qua tài khoản trung gian 131 – Phải thu khách hàng. Kế toán bán hàng hạch toán N131/C5111,33311 và N6321/C1561; Kế toán tiền mặt hạch toán N1111/C131, đảm bảo số phiếu xuất kho và số phiếu thu riêng, vừa đúng quy trình xuất kho xong rồi thu tiền.

Đăng bởi 29/03/202111/03/2022 bởi Partner — Để lại phản hồi

Danh mục quản lý

1. Danh mục khoản mục phí

1. Chức năng

Phần này giúp bạn khai báo chi tiết từng khoản mục chi phí sẽ phát sinh trong doanh nghiệp
Khi bạn nhập chứng từ phát sinh có sử dụng các tài khoản chi phí để hạch toán thì sẽ chọn được khoản mục phí, từ đó lấy báo cáo chi tiết khoản mục phí theo yêu cầu.

VIETSUN đã chọn TK 641,642,621,622,623,627 quản lý khoản mục phí. Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi TK quản lý khoản mục phí bạn xem lại Thuộc tính tài khoản ở Nội dung 2.1.1

2. Màn hình thao tác

Vào Hệ thống > Danh mục quản lý > Danh mục khoản mục phí

Hoặc có thể khai báo ngay trong các phần hành nhập chứng từ phát sinh thuộc Kế toán chi tiết

Bạn xem lại các thao tác chung tại Nội dung 2.3 – Chương 2

2. Danh mục kho hàng

1. Chức năng

Phần này giúp bạn khai báo các kho hàng cất trữ hàng hóa, vật liệu, thành phẩm, công cụ
Một kho hàng có thể chứa cả hàng hóa, vật tư và một chứng từ nhập xuất kho có thể gồm cả hàng hóa, vật tư nên VIETSUN sẽ giúp bạn cho kho hàng theo từng định khoản nhập liệu, từ đó lấy báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn, sổ chi tiết và các báo cáo quản trị theo kho hàng.

VIETSUN đã chọn TK 151,152,153,155,156 quản lý kho hàng.Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi TK quản lý kho hàng bạn xem lại Thuộc tính tài khoản ở Nội dung 2.1.1

2. Màn hình thao tác

Vào Hệ thống > Danh mục quản lý > Danh mục kho hàng

Hoặc có thể khai báo ngay trong các phần hành nhập chứng từ phát sinh thuộc Kế toán chi tiết

3. Danh mục đơn vị tính

1. Chức năng

Phần này giúp bạn khai báo các đơn vị tính của hàng hóa, vật liệu, thành phẩm, công cụ
Khi khai báo danh mục hàng hóa, vật liệu, thành phẩm, công cụ bạn sẽ chọn đơn vị tính đã được khai báo tại chức năng này.

2. Màn hình thao tác

Vào Hệ thống > Danh mục quản lý > Danh mục đơn vị tính

Hoặc có thể khai báo ngay trong các phần hành nhập chứng từ phát sinh thuộc Kế toán chi tiết

4. Danh mục loại tiền tệ

1. Chức năng

Theo quy định thì loại tiền tệ trong kế toán là Đồng Việt Nam, trường hợp nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh bằng tiền ngoại tệ thì phải đồng thời theo dõi nguyên tệ, quy đổi ra Đồng Việt Nam.
Phần này giúp bạn khai báo các loại tiền tệ sử dụng, khi nhập nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ bạn sẽ chọn được loại tiền tệ, đồng thời chương trình sẽ hiện tỷ giá, ngoại tệ, quy ra VNĐ.

2. Màn hình thao tác

Vào Hệ thống > Danh mục quản lý > Danh mục loại tiền tệ

Hoặc có thể khai báo ngay trong các phần hành nhập chứng từ phát sinh thuộc Kế toán chi tiết

5. Danh mục hình thức thanh toán

1. Chức năng

Phần này giúp bạn khai báo các hình thức thanh toán dùng khi bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Khi lập hóa đơn thì bạn sẽ chọn hình thức thanh toán, chúng sẽ hiển thị khi in hóa đơn hoặc phát hành hóa đơn điện tử.

2. Màn hình thao tác

Vào Hệ thống > Danh mục quản lý > Hình thức thanh toán

Hoặc có thể khai báo ngay trong các phần hành nhập chứng từ phát sinh thuộc Kế toán chi tiết

6. Quản lý hạn mức nợ

1.Chức năng

Phần này giúp bạn khai báo các hạn mức nợ cho phép tùy theo khách hàng
Khi lập hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ nếu vượt quá hạn mức VIETSUN sẽ cảnh báo, ngoài ra bạn có thể lấy báo cáo công nợ so sánh với hạn mức nợ

2. Màn hình thao tác

Vào Hệ thống > Xây dựng hệ thống > Xây dựng tài khoản nhà nước

Tích vào TK 131 > Kích sửa đổi > Tích chọn thuộc tính Quản lý hạn mức nợ

Vào Hệ thống > Danh mục quản lý > Hạn mức nợ

Bạn khai báo các hạn mức nợ

Vào Hệ thống > Danh mục tài khoản > Danh mục khách hàng

Hoặc Kế toán chi tiết > Bán hàng > Danh mục khách hàng

Trong bảng danh mục khách hàng bạn tích chọn hạn mức cho từng khách hàng.

7. Quản lý hạn thanh toán

1.Chức năng

Phần này giúp bạn khai báo các hạn thanh toán theo từng khách hàng
Khi lập hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ VIETSUN sẽ hiển thị hạn thanh toán của khách hàng, trên cơ sở đó bạn sẽ lấy các báo cáo công nợ phải thu theo hạn thanh toán, công nợ theo tuổi nợ.

2. Màn hình thao tác

Vào Hệ thống > Xây dựng hệ thống > Xây dựng tài khoản nhà nước

Tích vào TK 131 > Kích sửa đổi > Tích chọn thuộc tính Quản lý hạn thanh toán

Vào Hệ thống > Danh mục quản lý > Hạn thanh toán

Bạn khai báo các hạn thanh toán

Vào Hệ thống > Danh mục tài khoản > Danh mục khách hàng

Hoặc Kế toán chi tiết > Bán hàng > Danh mục khách hàng

Trong bảng danh mục khách hàng bạn tích chọn hạn thanh toán từng khách hàng.

8. Hạn mức duyệt chiết khấu

1. Chức năng

Phần này giúp bạn khai báo các hạn mức chiết khấu, đồng thời trong phân quyền sử dụng bạn chọn hạn mức theo người dùng.
Khi lập hóa đơn bán hàng nếu nhập chiết khấu vượt hạn mức VIETSUN sẽ cảnh báo.

2. Màn hình thao tác

Vào Hệ thống > Danh mục quản lý > Hạn mức duyệt chiết khấu

9. Quản lý đơn giá

1. Chức năng

Phần này giúp bạn khai báo các loại giá bán, nhập đơn giá kế hoạch cho từng mặt hàng
Khi lập hóa đơn bán hàng VIETSUN sẽ tự hiện ra loại giá theo kế hoạch

2. Màn hình thao tác

Vào Hệ thống > Danh mục quản lý > Cập nhật đơn giá

Lưu ý:

Để hiện giá kế hoạch khi xuất bán hàng, bạn vào Hệ thống > Quản trị hệ thống > Tiện ích tùy chọn, tại mục đơn giá chọn giá bán theo kế hoạch
Để import giá bán từ Excel, bạn xem lại Nội dung 2.4 – Chương 2

10. Quản lý hợp đồng

1. Chức năng

Phần này giúp bạn khai báo thông tin chi tiết của hợp đồng
Khi nhập chứng từ phát sinh bạn có thể chọn đến hợp đồng đã khai báo, trên cơ sở đó có thể lấy báo cáo chi tiết theo khách hàng, theo hợp đồng

2. Màn hình thao tác

Vào Hệ thống > Xây dựng hệ thống > Xây dựng tài khoản nhà nước

Tích vào TK 131 > Kích sửa đổi > Tích chọn thuộc tính Quản lý hợp đồng

Vào Hệ thống > Xây dựng hệ thống > Xây dựng phần hành nhập liệu

Chọn phần hành > Kích sửa đổi > Tại thẻ Tùy chọn, chọn Hiển thị hợp đồng

Vào Hệ thống > Danh mục quản lý > Danh mục hợp đồng
Bạn khai báo các khế ước theo thông tin trên màn hình chương trình

11. Quản lý khế ước

1. Chức năng

Phần này giúp bạn khai báo chi tiết các khế ước vay, VIETSUN giúp bạn tính ra lịch trả tiền vay, lãi vay theo từng khế ước.
Khi nhập chứng từ phát sinh bạn có thể chọn đến khế ước đã khai báo, trên cơ sở đó có thể lấy báo cáo chi tiết theo từng đối tượng vay, theo từng khế ước.

2. Màn hình thao tác

Vào Hệ thống > Xây dựng hệ thống > Xây dựng tài khoản nhà nước

Tích vào TK 3411 > Kích sửa đổi > Tích chọn thuộc tính Sử dụng khế ước

Vào Hệ thống > Xây dựng hệ thống > Xây dựng phần hành nhập liệu

Chọn phần hành > Kích sửa đổi > Tại thẻ Tùy chọn, chọn Hiển thị khế ước

Vào Hệ thống > Danh mục quản lý > Danh mục khế ước vay

Bạn khai báo các khế ước theo thông tin trên màn hình chương trình

12. Danh mục tính chất thu chi

1. Chức năng

Trong chương trình có 2 phương án lập báo cáo lưu chuyễn tiền tệ theo phương pháp trực tiếp, đó là: Theo cách lấy tài khoản đối ứng và Theo tính chất thu chi
Trường hợp bạn dùng theo tính chất thu chi thì khi nhập liệu chứng từ mà có hạch toán tài khoản 111, 112, chương trình sẽ hiện bảng danh mục tính chất thu chi để chọn, trên cở sở đó lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

2. Màn hình thao tác

Vào Hệ thống > Xây dựng hệ thống > Xây dựng tài khoản nhà nước

Tích vào TK 1111,1112,1121,1122 > Kích sửa đổi > Tích chọn thuộc tính Quản lý tính chất thu chi

Vào Hệ thống > Danh mục quản lý > Danh mục tính chất thu chi

Chương trình đã khai báo sẵn tính chất thu chi theo quy định, bạn không phải khai báo thêm.

Đăng bởi 29/03/202111/03/2022 bởi Partner — Để lại phản hồi

Danh mục tài khoản

1. Chức năng

Phần này giúp bạn khai báo các đối tượng chi tiết của tài khoản nhằm đáp ứng yêu cầu hạch toán và lên báo cáo chi tiết
Đối với tài khoản đã khai báo đối tượng chi tiết, khi nhập số dư hoặc nhập chứng từ phát sinh có sử dụng tài khoản này thì chương trình sẽ hiện bảng chi tiết để bạn chọn đối tượng chi tiết

2. Màn hình thao tác

Vào Hệ thống > Danh mục tài khoản

Hoặc có thể khai báo ngay trong các phần hành nhập chứng từ phát sinh thuộc Kế toán chi tiết

Bạn xem lại các thao tác chung tại Nội dung 2.3 – Chương 2

3. Ý nghĩa các trường thông tin

Danh mục ngân hàng

Khai báo đối tượng chi tiết là từng ngân hàng (là chi tiết tài khoản 1121, 1122)

Danh mục khách hàng

Khai báo đối tượng chi tiết là từng khách hàng (là chi tiết tài khoản 131)

Các trường thông tin	Chức năng/Ý nghĩa
Mã KH	Mã khách hàng, có thể đặt theo số thứ tự bắt đầu từ 0001; hoặc ký tự; hoặc mã cũng là mã số thuế
Tên khách hàng	Tên khách hàng, được hiển thị khi nhập chứng từ
Địa chỉ	Địa chỉ khách hàng, được hiển thị khi nhập chứng từ
Mã số thuế	Mã số thuế khách hàng, được hiển thị khi nhập chứng từ
Điện thoại	Điện thoại
Fax	Fax
Email	Email khách hàng, được hiển thị khi phát hành hóa đơn điện tử
Hạn thanh toán	Chọn hạn thanh toán
Hạn mức nợ	Chọn hạn mức nợ
Ghi chú	Ghi chú

Danh mục hàng hóa

Khai báo đối tượng chi tiết là từng mặt hàng (là chi tiết tài khoản 1561)

Các trường thông tin	Chức năng/Ý nghĩa
Mã hiệu	Mã hàng
Tên hàng	Tên hàng
ĐVT	Đơn vị tính
PP tính giá vốn	Phương pháp tính vốn giá xuất kho
SL tồn tối thiểu	Dùng để lên báo cáo dự báo nhập hàng
SL tồn tối đa	Dùng để lên báo cáo dự báo xuất hàng
Tỷ lệ thuế	Tỷ lệ thuế VAT mặc định theo mặt hàng
Số ngày hàng về	Dùng cho lập đề nghị mua hàng nếu đơn vị sử dụng module Đơn hàng
Mã NCC	Dùng cho lập đề nghị mua hàng nếu đơn vị sử dụng module Đơn hàng
Ghi chú	Ghi chú

Danh mục tài khoản khác

Kích đúp chọn tài khoản > Khai báo đối tượng chi tiết của tài khoản đó

Đăng bởi 29/03/202111/03/2022 bởi Partner — Để lại phản hồi

Quản trị hệ thống

1. Phân quyền sử dụng

1. Chức năng

Phần này giúp bạn tạo ra các nhóm quyền thực hiện theo menu của chương trình, đồng thời phân quyền các chức năng được thực hiện và hiển thị chi tiết theo từng người sử dụng
Sau khi phân quyền, người sử dụng sẽ truy cập vào chương trình bằng tên truy cập của mình để nhập liệu trong chương trình, từ đó bạn sẽ dễ dàng biết được chứng từ do tên truy cập nào thực hiện, sửa, xóa và có thể truy xuất báo cáo theo tên truy cập.

2. Màn hình thao tác

Vào Hệ thống > Quản trị hệ thống > Phân quyền sử dụng

Tạo nhóm quyền sử dụng và phân quyền thực hiện chi tiết

Tạo tên truy cập người sử dụng và phân quyền các chức năng hiển thị

3. Ý nghĩa các trường thông tin

Nhóm quyền theo menu	Chức năng/Ý nghĩa
X	Cho phép Hiện/Ẩn menu (Có tích là hiện)
Xem	Có/Không quyền xem dữ liệu
Thêm	Có/Không quyền thêm dữ liệu
Sửa	Có/Không quyền sửa dữ liệu
Xóa	Có/Không quyền xóa dữ liệu
In	Có/Không quyền in dữ liệu
Export	Có/Không quyền xuất dữ liệu ra ngoài: Excel, pdf, word

Quyền theo người dùng	Chức năng/Ý nghĩa
Tên truy cập	Tên người sử dụng
Tên đầy đủ	Họ tên đầy đủ của người sử dụng
Mật khẩu	Mật khẩu truy cập của người sử dụng
Vai trò Quản trị hệ thống Quản trị trong nhóm Thành viên trong nhóm Thành viên độc lập	Có toàn quyền cao nhất, tương đương Admin Có quyền phân quyền các thành viên trong nhóm Người sử dụng bình thường trong nhóm Người sử dụng độc lập, chỉ hiện dữ liệu độc lập do mình nhập
Quyền thực hiện	Chọn thuộc nhóm quyền đã tạo
Quản trị	Cho phép Có/Không các chức năng, hiển thị trong chương trình
Tài khoản	Có/Không sử dụng các tài khoản nhà nước nào trong chương trình
Kho hàng	Có/Không sử dụng các kho hàng nào trong chương trình
Phần hành	Có/Không sử dụng các phần hành nào trong chương trình

2.Tiện ích tùy chọn

1. Chức năng

Chức năng tiện ích tùy chọn dùng để lựa chọn các chế độ làm việc cho chương trình như định dạng ngày, số chứng từ; Số thập phân
Ngoài ra chức năng này còn giúp bạn quản lý hệ thống như khóa sổ kế toán, có/không cho xuất âm, quản lý giá bán

2. Màn hình thao tác

Vào Hệ thống > Quản trị hệ thống > Tiện ích tùy chọn

3. Ý nghĩa các trường thông tin

Các trường thông tin	Chức năng/Ý nghĩa
Chế độ làm việc
Định dạng ngày, chứng từ Định dạng ngày Số thập phân Hiển thị số <0 Hiển thị kiểu phiếu Hiển thị chứng từ PP tính thuế	Chọn dd/mm/yyyy Chọn dấu phẩy hoặc dấu chấm Chọn kiểu hiển thị số âm trên báo cáo Hiển thị khi in phiếu. Ví dụ PC/0001 hoặc 0001/PC Chọn kiểu hiển thị số chứng từ trên phiếu Chọn phương pháp tính thuế GTGT
Định dạng số thập phân	Chọn số chữ số thập phân cho các chỉ tiêu như: số lượng, đơn giá, ngoại tệ, hệ số, chiết khấu nếu áp dụng Ví dụ: 5,25 là 2 số thập phân. Chọn được tối đa 4 số
Định dạng báo cáo	Chọn căn lề đối với khổ giấy in ngang, dọc Chọn hiển thị các chức danh, người ký trên báo cáo
Quản lý thư mục	Chọn vị trí sẽ lưu file vào các thư mục backup, import, export, chữ ký số …
Font hệ thống	Chọn loại font giao diện của chương trình, mặc định là unicode
Font ứng dụng	Chọn loại font hiển thị in phiếu, in báo cáo
Số lượng, đơn giá	Chọn cách hiện giá bán: kế hoạch, theo khách hàng
Quản lý hệ thống
Thời gian	Chọn ngày bắt đầu niên độ làm việc Chọn ngày số dư đầu kỳ cho hệ thống Chọn thời gian làm việc cho hệ thống: từ ngày … đến ngày … Ví dụ chọn thời gian làm từ ngày 01/01/2020 đến ngày 31/12/2020 nghĩa là bạn đã khóa sổ trước ngày 01/01/2020
Chứng từ	Gồm các định dạng về số chứng từ, số hóa đơn, quyển số Có/Không cho phép xuất âm kho

3. Sao lưu dữ liệu

1. Chức năng

Chức năng này giúp bạn sao lưu dữ liệu dự phòng (backup), bạn nên thực hiện thường xuyên ít nhất là 1 lần/tuần nhằm tránh các rủi ro có thể xảy ra như: bị hacker, vi rút xâm nhập mã hóa cơ sở dữ liệu; bị hư ổ cứng; do chính người dùng xóa nhầm hoặc cần sao lưu dữ liệu trước khi chỉnh sửa số liệu kế toán theo yêu cầu.
Khi đã có file dữ liệu đã sao lưu thì việc khôi phục dữ liệu được thực hiện một cách dễ dàng và nhanh chóng.

2. Màn hình thao tác

Vào Hệ thống > Quản trị hệ thống > Sao lưu dữ liệu

Đường dẫn: Bạn chọn đến thư mục sẽ chứa file dữ liệu sao lưu
Tên file: Chương trình tự hiện theo định dạng TenDuLieu_NamThangNgayGio
Bạn nhấn Xác nhận là hoàn thành

Lưu ý:

Bạn chỉ thực hiện sao lưu dữ liệu trên máy chủ (tức máy chứa cơ sở dữ liệu)
Sau khi đã sao lưu vào thư mục backup trên máy tính, bạn có thể copy vào ổ cứng gắn ngoài hoặc up dữ liệu lên gmail, googledrive để lưu trữ.

Đăng bởi 29/03/202111/03/2022 bởi Partner — Để lại phản hồi

Xây dựng hệ thống

1. Xây dựng hệ thống

Khi bạn khởi tạo cơ sở dữ liệu ban đầu thì phần hệ thống này đã được xây dựng sẵn, có thể đáp ứng trong trường hợp doanh nghiệp hoạt động nhiều lĩnh vực như: Thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây lắp. Dù vậy chúng tôi vẫn trình bày phần này một cách chi tiết để bạn tham khảo và có thể thực hiện một số sửa đổi, bổ sung để phù hợp yêu cầu.

1. Xây dựng tài khoản nhà nước

1. Chức năng

Hệ thống tài khoản là công cụ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán. Ví dụ nghiệp vụ kinh tế “chi tiền mặt thanh toán cho nhà cung cấp” thì tiền mặt và phải trả nhà cung cấp là hai đối tượng kế toán, đã được mã hóa thành tài khoản 111 và 331.
Phần này giúp bạn xây dựng hệ thống tài khoản áp dụng để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp
Ngoài ra phần này còn có chức năng giúp bạn thiết lập các tài khoản cùng đối tượng, thiết lập tài khoản sử dụng tham chiếu và lựa chọn thuộc tính tài khoản phù hợp.

2. Trường hợp nào thì khai báo thêm tài khoản nhà nước

Xây dựng hệ thống tài khoản áp dụng trước hết phải tuân thủ theo bảng hệ thống tài khoản được ban hành theo quy định Nhà nước, bên cạnh đó có thể khai báo bổ sung các tài khoản chi tiết hơn để đáp ứng yêu cầu hạch toán, quản lý của doanh nghiệp và lên được một số chỉ tiêu trong báo cáo tài chính
Trong chương trình đã có sẵn bảng hệ thống tài khoản theo quy định và một số trường hợp đã được khai báo chi tiết hơn để đáp ứng yêu cầu báo cáo

Ví dụ 1: TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn

Theo quy định khi lên bảng cân đối kế toán, các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn không quá 3 tháng thì ghi vào chỉ tiêu có mã số 112, các khoản lớn hơn 3 tháng ghi vào chỉ tiêu có mã số 123. Do đó việc khai báo TK 128 như hình trên để đáp ứng yêu cầu này

Ví dụ 2: TK 2141 – Hao mòn TSCĐ hữu hình

Trong chương trình khai báo TK 214 chi tiết như hình trên để đáp ứng yêu cầu lên thuyết minh báo cáo tài chính theo quy định

Ví dụ 3: TK 635 – Chi phí tài chính

Bảng HTTK theo quy định chỉ có 635 nhưng chương trình có tài khoản chi tiết như hình để đáp ứng khi lên Báo cáo kết quả kinh doanh

Trường hợp muốn khai báo chi tiết TK1121: chi tiết từng ngân hàng; TK131: chi tiết từng khách hàng; TK141: chi tiết nhân viên tạm ứng … thì bạn thực hiện tại chức năng Khai báo danh mục chi tiết tài khoản (Mục …) – Với chức năng này chương trình hỗ trợ bạn thao tác nhập liệu nhanh hơn và lên báo cáo đáp ứng yêu cầu tốt hơn.

3. Màn hình thao tác

Vào Hệ thống > Xây dựng hệ thống > Xây dựng tài khoản nhà nước

4. Ý nghĩa các trường thông tin

Loại tài khoản

Trong chương trình có thiết kế các loại tài khoản có đặc tính quản lý riêng dùng để gắn cho một số tài khoản nhà nước để đáp ứng yêu cầu quản lý. Sau đây là các loại tài khoản đã được chọn sẵn sàng, các tài khoản không chọn loại tài khoản là các tài khoản thông thường.

Loại tài khoản	Đặc tính quản lý	TK áp dụng
TK hàng hóa, thành phẩm	Quản lý số lượng, tính giá xuất, trạng thái hàng, giá thành	1561, 1551
TK vật tư, công cụ	Quản lý số lượng, tính giá xuất	152,153
TK khách hàng	Quản lý MST, địa chỉ, điện thoại	131, 331, 1388, 3388
TK cán bộ, nhân viên	Quản lý thông tin chi tiết của nhân viên	141, 334
TK cổ phiếu, trái phiếu	Quản lý số lượng phát hành, mệnh giá	121, 228
TK tài sản cố định	Quản lý thẻ TSCĐ	211, 212, 213
TK thuế GTGT đầu vào	Kê khai thuế đầu vào	1331, 1332
TK thuế GTGT đầu ra	Kê khai thuế đầu ra	33311, 33312
Không có loại tài khoản	Thông thường	TK còn lại

Cùng đối tượng

Một tài khoản có thể được khai báo nhiều đối tượng chi tiết. Chức năng cùng đối tượng giúp bạn chọn một tài khoản này sẽ cùng đối tượng với một tài khoản kia.

Tác dụng của chọn tài khoản cùng đối tượng

Thứ nhất, giúp bạn tiết kiệm thời gian công sức khai báo đối tượng chi tiết lúc ban đầu và trong lúc nhập liệu phát sinh

Thứ hai, giúp bạn tiết kiệm thời gian công sức tối đa khi thực hiện các kết chuyển tổng hợp số liệu cuối kỳ

Ví dụ 1: Giả sử doanh nghiệp kinh doanh thương mại khoảng 1000 mã hàng:

Chắc chắn bạn sẽ khai báo đối tượng chi tiết cho TK 1561 để quản lý tồn kho, cụ thể khai báo 1000 mã hàng. Bên cạnh đó, có thể bạn cũng cần quản lý doanh thu (5111), giá vốn (6321) chi tiết theo 1000 mã hàng này. Ngoài ra danh mục ban đầu gồm 1000 mã hàng, trong quá trình làm sẽ phát sinh thêm các mã hàng nữa.

Bạn không có thời gian để khai báo mã hàng mà ở nhiều tài khoản như vậy. Do đó chỉ cần chọn tài khoản 5111 cùng đối tượng với 1561, 6321 cùng đối tượng với 1561 > Rồi vào chức năng khai báo danh mục tài khoản hàng hóa khai báo 1 lần.

Ví dụ 2: Giả sử doanh nghiệp sản xuất có khoảng 1000 sản phẩm:

Chắc chắn bạn sẽ khai báo đối tượng chi tiết cho TK 1551 để quản lý tồn kho, cụ thể khai báo 1000 sản phẩm. Bên cạnh đó, bạn cũng cần sử dụng tài khoản để tập hợp chi phí tính giá thành (6211, 1541), quản lý doanh thu (5111), giá vốn (6321) chi tiết theo 1000 sản phẩm này.

Cũng như ví dụ 1, bạn không có thời gian để khai báo mã hàng ở nhiều tài khoản. Hơn nữa khi thực hiện kết chuyển số liệu sẽ rất khó để kết chuyển Có 6211 – Nợ 1541 tách theo từng mã, Có 1541 – Nợ 1551 tách theo từng mã. Do đó chỉ cần chọn 6211 cùng đối tượng với 1551, 1541 cùng đối tượng với 1551 thì khi thực hiện kết chuyển số liệu cuối kỳ, bạn chỉ cần kích chuột là chương trình sẽ xử lý.

Lưu ý khi chọn tài khoản cùng đối tượng

Thứ nhất, về trình tự bạn cần chọn tài khoản cùng đối tượng trước, sau đó mới khai báo danh mục đối tượng, tiếp theo sẽ nhập chứng từ phát sinh cho đối tượng.

Thứ hai, khi chọn tài khoản cùng đối tượng bạn cần xác định chắc chắn rằng các tài khoản này đáp ứng cho việc nhập chứng từ, số liệu đầu vào.

Tham chiếu

Chức năng tham chiếu giúp bạn quản lý theo dõi chi tiết số liệu của các tham số hay vụ việc.

Với một tài khoản kế toán, nếu như việc khai báo các đối tượng chi tiết chưa đủ đáp ứng quản lý chi tiết số liệu thì bạn có thể sử dụng chức năng tham chiếu để linh hoạt trong việc quản lý truy xuất thông tin, theo dõi chéo thông tin số liệu.

Cách tham chiếu	Chức năng, ý nghĩa
TK nợ/có	Hiện tham số khi hạch toán bên nợ và bên có tài khoản
TK nợ	Chỉ hiện tham số khi hạch toán bên nợ tài khoản
TK có	Chỉ hiện tham số khi hạch toán bên có tài khoản
Đối tượng	Chỉ hiện tham số khi hạch toán đến các đối tượng được chọn

Trường hợp có sử dụng tham chiếu, sau khi đã chọn ở Tài khoản nhà nước bạn vào Hệ thống > Danh mục quản lý sẽ thấy menu để khai báo chi tiết các tham số, vụ việc

Thuộc tính tài khoản

Thuộc tính tài khoản là các thông tin quản lý đặc trưng cho một số tài khoản. Sau đây là các thuộc tính đã được chọn sẵn sàng:

Các thuộc tính cơ bản	Ý nghĩa	TK áp dụng
Sử dụng khoản mục phí	Quản lý chi tiết khoản mục phí	641,642,621,622,627
Sử dụng khế ước	Quản lý chi tiết khế ước	341
Quản lý hạn thanh toán	Quản lý hạn thanh toán	131
Quản lý hạn mức nợ	Quản lý hạn mức nợ	131
Quản lý hợp đồng	Quản lý chi tiết hợp đồng	131, 331
Sử dụng kho hàng	Quản lý chi tiết kho hàng	152,153,155,1561
Quản lý ngoại tệ	Quản lý ngoại tệ	1122,131,331 …
Quản lý số lượng	Quản lý số lượng	152,153,155,1561
Quản lý lô hàng	Quản lý chi tiết lô hàng	1561, 1551
Quản lý định mức	Quản lý tính giá thành theo định mức	1551
Quản lý số hóa đơn	Quản lý công nợ chi tiết hóa đơn	131,331
Quản lý ngân hàng	Quản lý chi tiết ngân hàng	131,331
Đánh giá chỉ tiêu dài hạn Theo kỳ kế toán Theo tài khoản Theo mã cấp	Đánh giá từng khoản tại thời điểm cuối kỳ Khai báo chi tiết tài khoản nhà nước Đánh giá theo mã cấp được chọn	341,242,244,228

2. Xây dựng phần hành nhập liệu

1. Chức năng

Trong chương trình menu Kế toán chi tiết được thiết kế gồm các module riêng như: Tiền vốn; Mua hàng; Bán hàng và trong một module sẽ gồm các phần hành nhập liệu như module Tiền vốn sẽ có các phần hành Thu tiền mặt; Chi tiền mặt; Thu tiền ngân hàng; Chi tiền ngân hàng để bạn nhập chứng từ phát sinh theo từng loại phần hành.
Phần này giúp bạn thêm, sửa các nội dung định khoản thường dùng khi nhập nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngoài ra bạn có thể sửa đổi thông số, hiển thị các trường tùy chọn và chọn loại mẫu phiếu in chứng từ theo từng phần hành nhập liệu.

2. Màn hình thao tác

Vào Hệ thống > Xây dựng hệ thống > Xây dựng phần hành nhập liệu
Kích đúp chuột chọn tên phần hành muốn sửa đổi (VD: Chi tiền mặt)
Thực hiện sửa đổi gồm 3 nội dung cấu thành của phần hành: Phần hành; Mẫu phiếu; Tùy chọn

3. Ý nghĩa các trường thông tin

Nội dung định khoản

Chức năng này dùng để khai báo các nội dung nghiệp vụ kế toán và định khoản kèm theo nhằm giúp bạn hạch toán chứng từ phát sinh được dễ dàng, thống nhất.

Bạn có thể khai báo tại xây dựng phần hành nhập liệu này, ngoài ra cũng có thể khai báo thêm trong lúc nhập chứng từ phát sinh.

(Hình ảnh thêm nội dung định khoản trong Xây dựng phần hành nhập liệu)

(Hình ảnh thêm nội dung định khoản ngay lúc nhập chứng từ)

Các trường thông tin	Ý nghĩa
Nội dung định khoản	Nội dung diễn giải nghiệp vụ
TK nợ	Tài khoản nợ của định khoản
TK có	Tài khoản có của định khoản
Cộng ND Để trống Nội dung Nội dung, tên cấp Nội dung, kho, tên cấp Tên cấp	Chọn hình thức thể hiện nội dung định khoản trên phiếu Tự động đề xuất hiện nội dung theo lý do đã nhập Luôn hiện theo Nội dung khai báo Hiện kết hợp “Nội dung” + “Tên cấp” Hiện kết hợp “Nội dung” + “Tên kho” + “Tên cấp” Chỉ hiện Tên cấp

Các chức năng, thông số hiển thị của phần hành

Các trường thông tin	Ý nghĩa
Phần hành	Các thông số chung của phần hành
Mã loại chứng từ	Loại phần hành
Tên loại chứng từ	Tên phần hành
Cùng chứng từ	Chọn nếu muốn cùng số chứng từ với phần hành khác
Ký hiệu chứng từ	Ký hiệu chứng từ của phần hành đó. Ví dụ PT; PC; PN, PX
Số chứng từ	Có thể chọn tăng theo Tháng/Quý/Năm
Hiển thị tài khoản	Có/Không hiển thị tài khoản trên phần hành
Định dạng hóa đơn	Chọn số ký tự của số hóa đơn, ví dụ 7 số 0000000
Định dạng chứng từ	Chọn số ký tự của số chứng từ, ví dụ 4 số 0000
Định dạng quyển số	Chọn số ký tự của quyển số, ví dụ 2 số 00
Hiển thị số lượng	Có/Không hiển thị cột số lượng trên phần hành, nếu phần hành nhập xuất hàng hóa vật tư thì bắt buộc chọn Có
Số dòng định khoản	Số dòng trên phần hành
Mẫu phiếu	Chọn mẫu phiếu để in chứng từ của phần hành
Tùy chọn	Tùy chọn chức năng hiển thị
Hiển thị số thứ tự	Hiện số thứ tự định khoản trên phần hành
Hiển thị nội dung định khoản	Cho phép chọn các nội dung định khoản đã khai báo khi nhập liệu
Hiển thị hạn thanh toán	Có/Không chọn hạn thanh toán
Hiển thị hình thức thanh toán	Có/Không chọn hình thức thanh toán
Hiển thị mẫu, ký hiệu hóa đơn đầu vào	Có/Không hiện mẫu số, ký hiệu khi kê khai hóa đơn đầu vào
Hiển thị chiết khấu	Có/Không hiện cột chiết khấu trên phần hành
Hiển thị lô hàng	Có/Không hiện cột lô hàng trên phần hành
Hiển thị kho hàng	Có/Không hiện cột kho hàng trên phần hành
Hiển thị hợp đồng	Có/Không hiện cột hợp đồng trên phần hành
Hiển thị NVBH	Có/Không hiển thị nhân viên bán hàng
Hiển thị chứng từ gốc	Có/Không hiển thị để nhập kèm theo chứng từ gốc
Hiển thị ghi chú	Có/Không hiển thị để nhập thêm ghi chú trên phần hành

3.Xây dựng quy trình tổng hợp số liệu

1. Chức năng

Cuối kỳ bạn sẽ phải thực hiện các bút toán kết chuyển, phân bổ để xác định kết quả kinh doanh. Phần này giúp bạn xây dựng các bút toán kết chuyển/phân bổ tính giá thành; kết chuyển doanh thu, giá vốn, chi phí, qua đó giúp bạn chạy tổng hợp số liệu cuối kỳ chỉ bằng vài cái click chuột.

2. Màn hình thao tác

Vào Hệ thống > Xây dựng hệ thống > Xây dựng quy trình tổng hợp số liệu

Lưu ý: Trường hợp bạn khai báo bổ sung bút toán kết chuyển thì bút toán vừa được thêm luôn nằm ở vị trí cuối bảng, trong khi đó chương trình chạy tổng hợp số liệu theo thứ tự từ trên xuống dưới. Do đó bạn cần sắp xếp vị trí của chúng sao cho đảm bảo theo trình tự của sơ đồ kết chuyển kế toán

3. Ý nghĩa các trường thông tin

Tên module xử lý	Chức năng/Ý nghĩa
Kết chuyển số liệu	Giúp bạn kết chuyển từ TK nguồn đến TK đích trong trường hợp cả 2 TK cùng đối tượng, hoặc TK đích không quản lý đối tượng chi tiết
Phân bổ chi phí	Phân bổ số liệu từ TK nguồn đến TK đích trong trường hợp 2 TK không cùng đối tượng và TK đích có quản lý đối tượng chi tiết
Tính bảo hiểm	Giúp bạn xác định các tỷ lệ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và trích các khoản này vào chi phí
Xuất vật tư sản xuất	Giúp tính NVL xuất kho cho sản xuất theo phương pháp định mức NVL
Bổ sung giá thành nhập kho	Giúp bạn cập nhật số liệu giá thành vào chứng từ nhập kho
Bổ sung giá thành xuất kho	Giúp bạn bổ sung giá vốn bình quân xuất kho sau khi đã có được giá thành nhập kho
Xác định kết quả	Giúp bạn kết chuyển tương tự như module kết chuyển số liệu, nhưng xử lý đồng thời kết chuyển doanh thu và giá vốn
Kết chuyển lãi lỗ	Giúp bạn kết chuyển số liệu các TK 911 đến TK 4212

Định nghĩa cách tính module kết chuyển số liệu

Các trường thông tin	Chức năng/Ý nghĩa
Kết chuyển từ bên Nợ/Có	Tích chọn căn cứ vào số liệu bên Nợ/Có của TK nguồn
Từ tài khoản	Nhập TK nguồn của bút toán kết chuyển
Đến tài khoản	Nhập TK đích của bút toán kết chuyển
Chi tiết tài khoản	Có/Không chỉ kết chuyển riêng một đối tượng chi tiết, hoặc một nhóm đối tượng chi tiết của tài khoản
Kho hàng, khoản mục	Có/Không chỉ kết chuyển riêng cho kho hàng, khoản mục
Nhóm theo tham số, dự án, khoản mục …	Có/Không kết chuyển tương ứng theo tham số, dự án, khoản mục

Định nghĩa cách tính module phân bổ chi phí

Các trường thông tin	Chức năng/Ý nghĩa
Kết chuyển từ bên Nợ/Có	Tích chọn căn cứ vào số liệu bên Nợ/Có của TK nguồn
Từ tài khoản phân bổ	Nhập TK nguồn của bút toán phân bổ
Đến tài khoản	Nhập TK đích của bút toán phân bổ
Theo phương pháp	Chọn tự động/tùy chọn
Theo bên	Nếu cách tính phân bổ theo tỷ lệ thì chọn bên Nợ/Có của tài khoản cơ sở Ngoài ra có thể phân bổ theo chỉ tiêu, hệ số
Tài khoản cơ sở	Nhập tài khoản cơ sở để phân bổ theo tỷ lệ
Chi tiết tài khoản phân bổ	Có/Không chỉ phân bổ riêng một đối tượng chi tiết, hoặc một nhóm đối tượng chi tiết của tài khoản phân bổ
Kho hàng, khoản mục	Có/Không chỉ phân bổ riêng cho kho hàng, khoản mục
Nhóm theo tham số, dự án, khoản mục …	Có/Không phân bổ tương ứng theo tham số, dự án, khoản mục

Đăng bởi 29/03/202111/03/2022 bởi Partner — Để lại phản hồi

Các chức năng và thao tác khi lấy báo cáo

1.Các thao tác chung lấy báo cáo

Khi bấm vào menu lấy báo cáo thì chương trình hiện ra giao diện sổ sách báo cáo bạn cần lấy. Ví dụ dưới đây là Sổ chi tiết tài khoản, có các chức năng thao tác chung như sau:

1. Các điều kiện lọc số liệu thường dùng

Chỉ tiêu	Chức năng, ý nghĩa
Tài khoản	Nhập tài khoản cần lấy báo cáo Bạn có thể nhập 152 hoặc 1521 hoặc 1521,1522
Thời gian	Chọn kiểu thời gian, khoảng thời gian lấy báo cáo
Chi tiết tài khoản	Chọn lọc đối tượng chi tiết của tài khoản lấy báo cáo VD: TK 331 thì chi tiết tài khoản là các nhà cung cấp; TK 1561 thì chi tiết tài khoản là hàng hóa
Kho hàng	Chọn lọc theo kho hàng khi lấy tài khoản hàng hóa, vật tư
Khoản mục	Chọn lọc theo khoản mục phí

Sau khi đã chọn các điều kiện thường dùng như trên thì bản nhấn Tìm kiếm (F5) trên thanh công cụ để chương trình lên số liệu.

2. Các điều kiện lọc mở rộng

Chỉ tiêu	Chức năng, ý nghĩa
Nhóm chỉ tiêu có chức năng hiển thị dạng cột trên báo cáo
TKĐƯ	Có/Không hiển thị tài khoản đối ứng; lọc theo TKĐƯ
Chi tiết	Hiển thị chi tiết từng định khoản của chứng từ (hiển thị cả nội dung định khoản giống nhau, theo thứ tự của chứng từ)
Số lượng	Có/Không hiển thị số lượng
Đơn giá	Có/Không hiển thị đơn giá
PS nợ	Có/Không hiển thị phát sinh bên nợ của tài khoản lấy báo cáo
PS có	Có/Không hiển thị phát sinh bên có của tài khoản lấy báo cáo
VNĐ	Lấy báo cáo theo tiền VNĐ
Ngoại tệ	Có/Không hiển thị theo ngoại tệ
Tỷ giá	Có/Không hiển thị tỷ giá
Họ tên	Có/Không hiển thị họ tên chứng từ
Số HĐ	Có/Không hiển thị số hóa đơn đầu ra của chứng từ
Kho	Có/Không hiển thị kho hàng
KM phí	Có/Không hiển thị khoản mục phí
Tên TK	Có/Không hiển thị tên cấp tài khoản, tên cấp tài khoản đối ứng
Nhóm chỉ tiêu có chức năng lọc số liệu lên báo cáo
Chi tiết đối ứng	Chọn lọc đối tượng chi tiết của tài khoản đối ứng
Hợp đồng	Chọn lọc hợp đồng nếu tài khoản lấy báo cáo có quản lý hợp đồng
Chi tiết bảng mã	Chọn chi tiết theo bảng nhóm mã tài khoản
Lô hàng	Chọn lọc theo lô hàng nếu tài khoản lấy báo cáo co1 quản lý lô hàng
Điều kiện khác	Chọn lọc theo một số điều kiện khác
Phần hành	Chọn lọc theo phần hành nhập liệu
Thao tác viên	Chọn lọc theo người nhập liệu
Tham chiếu nợ 123	Chọn lọc theo tham chiếu bên nợ
Tham chiếu có 123	Chọn lọc theo tham chiếu bên có
Dự án	Chọn lọc theo dự án
Yếu tố phí	Chọn lọc theo yếu tố phí
Tính chất phí	Chọn lọc theo tính chất phí

Sau khi đã chọn các điều kiện như mong muốn thì bản nhấn Tìm kiếm (F5) trên thanh công cụ để chương trình lên số liệu.

3. Thanh công cụ chức năng

Công cụ điều khiển	Chức năng, ý nghĩa
Lựa chọn	Giúp bạn lựa chọn một số trường tùy chọn để lên báo cáo theo yêu cầu
Tìm kiếm (F5)	Tìm kiếm lên số liệu báo cáo, có ý nghĩa là thao tác xác nhận sau khi đã chọn các điều kiện lên báo cáo
Chi tiết	Giúp bạn xem lại chứng từ, truy xuất ngược xem lại chứng từ đã nhập
In số liệu	In báo cáo
Hiển thị	Giúp bạn phân mảng báo cáo theo cột/dòng trong trường hợp màn hình không hiển thị đủ các cột
Máy tính	Giúp bạn tính nhanh các phép tính + – * /
Trợ giúp	Đưa đến trang hướng dẫn trên website
Kết thúc (ESC)	Kết thúc/Thoát màn hình đang mở

2. Thao tác lọc trên bảng dữ liệu báo cáo

Để lọc bảng dữ liệu trên báo cáo theo một số điều kiện nhất định, bạn rê chuột vào tiêu đề cột và chọn như hình > rồi nhấn Xác nhận

Để truy xuất các báo cáo có liên quan một cách nhanh chóng, bạn kích chuột phải vào bảng dữ liệu > rồi chọn loại báo cáo như mong muốn

VD: Đang xem Bảng cân đối phát sinh > Kích phải xem Sổ tổng hợp tài khoản > Kích phải xem Sổ chi tiết tài khoản

3. Tùy chọn lên báo cáo theo yêu cầu

1. Chọn mẫu báo cáo

Một loại báo cáo có thể có nhiều mẫu báo cáo thể hiện khác nhau. Do đó khi bạn bấm vào menu loại báo cáo bất kỳ thì chương trình sẽ hiện ra theo mẫu mặc định, tuy nhiên bạn có thể chọn mẫu báo cáo khác như hình:

2. Thêm trường lên báo cáo

Trong một mẫu báo cáo bạn có thể thêm trường muốn hiển thị lên báo cáo như hình, khi đã hiển thị vừa ý thì bạn nhấn Lưu để lần sau không phải chọn lại.

Một số trường có thể thường được dùng:

Công cụ điều khiển	Chức năng, ý nghĩa	Loại báo cáo có thể áp dụng
Ngày chứng từ	Ngày lập chứng từ	Sổ chi tiết
Số chứng từ	Số chứng từ	Sổ chi tiết
Nội dung	Nội dung hạch toán	Sổ chi tiết
TK đối ứng	Tài khoản đối ứng	Sổ chi tiết
PS nợ	Phát sinh nợ	Sổ chi tiết/Sổ tổng hợp
PS có	Phát sinh có	Sổ chi tiết/Sổ tổng hợp
Nhóm tài khoản	Nhóm theo danh mục tài khoản	Sổ tổng hợp
Họ tên	Họ tên trên chứng từ	Sổ chi tiết
Đơn vị	Đơn vị trên chứng từ	Sổ chi tiết
Địa chỉ	Địa chỉ trên chứng từ	Sổ chi tiết
Lý do	Lý do trên chứng từ	Sổ chi tiết
Mã cấp	Mã đối tượng của TK lấy báo cáo	Sổ chi tiết/Sổ tổng hợp
Tên cấp	Tên đối tượng của TK lấy báo cáo	Sổ chi tiết/Sổ tổng hợp
Khoản mục	Tên khoản mục phí	Sổ chi tiết/Sổ tổng hợp
NVBH	Tên nhân viên bán hàng	Sổ chi tiết

Lưu ý: Mẫu báo cáo mặc định thông thường theo mẫu quy định với số cột giới hạn đảm bảo khi in với khổ giấy A4 dọc, A4 ngang đều đủ. Trường hợp nếu bạn thêm nhiều cột thì có thể sử dụng chức năng sao chép mẫu báo cáo và lựa chọn hiển thị thêm các cột theo yêu cầu quản lý (vừa có mẫu báo cáo riêng mà không ảnh hưởng báo cáo theo quy định).

3. Sao chép mẫu báo cáo

Chức năng này giúp bạn sao chép một mẫu báo cáo ra và lựa chọn hiển thị thêm các trường theo yêu cầu quản lý:

Sau khi Sao chép mẫu báo cáo bạn chọn thêm các cột theo yêu cầu rồi Lưu như hình ví dụ:

4. Thay đổi vị trí cột, tinh chỉnh báo cáo

Để di chuyển vị trí cột bạn kích vào giữa tiêu đề cột và giữ chuột kéo đến vị trí cần hiển thị thì thả chuột
Để tinh chỉnh độ rộng các cột bạn rê chuột vài đường viền của cột tiêu đề, rồi kích giữ chuột kéo qua trái phải (thao tác tương tự Excel)

Khi đã hiển thị vừa ý thì bạn nhấn Lưu để lần sau vào báo cáo không phải chỉnh lại

5. Nhóm theo các cột trên báo cáo

Trường hợp muốn nhóm thông tin cột nào thì bạn di chuyển cột đó ra trái ở vị trí đầu tiên, sau đó chọn nhóm the cột đó.

4. Kết xuất báo cáo ra Excel

Tất cả báo cáo trong chương trình đều có thể kết xuất ra Excel để làm việc cho mục đích khác

Đăng bởi 27/03/202111/03/2022 bởi Partner — Để lại phản hồi

Các chức năng và thao tác khi thực hiện chứng từ phát sinh

1. Thao tác tìm kiếm chứng từ đã nhập

1. Chức năng

Khi nhấn vào bất kỳ phần hành nào thì chương trình sẽ hiện ra bảng dữ liệu các chứng từ đã nhập nhằm giúp bạn xem nhanh, kiểm tra các chứng từ đã nhập trong phần hành
Dễ dàng thực hiện sửa đổi, điều chỉnh chứng từ và các chức năng khác theo yêu cầu.

2. Hình ảnh minh họa

(Hình ảnh phần hành: Kế toán chi tiết > Mua hàng > Nhập mua nội địa)

3. Thanh công cụ chức năng

Công cụ điều khiển	Chức năng, ý nghĩa
Thêm mới (Ctrl+N)	Nhập thêm mới một chứng từ phát sinh
Xóa bỏ (Ctrl+D)	Xóa bỏ chứng từ đã nhập
Tìm kiếm (F5)	Tìm kiếm các chứng từ theo thời gian đã chọn
In phiếu (Ctrl+P)	In phiếu nhập/xuất/thu/chi theo chứng từ đã nhập
Hiển thị	Tùy chọn các kiểu hiển thị như: Hiển thị nội dung định khoản chi tiết; Phân mảng bảng dữ liệu theo cột/dòng
Xem lại (Ctrl+E)	Xem lại chứng từ đã nhập để xem lại, sửa đổi
Chi phí	Giúp bạn nhập và phân bổ chi phí mua hàng theo phiếu nhập kho
Xuất dùng	Giúp bạn xuất dùng ngay theo phiếu nhập kho
Phiếu chi	Giúp bạn chi tiền mặt ngay theo phiếu nhập kho
Tài sản	Giúp bạn Thêm/Sửa thông tin tài sản cố định hoặc chi phí trả trước có liên kết với chứng từ đã nhập
Máy tính	Giúp bạn tính nhanh các phép tính + – * /
Trợ giúp	Đưa đến trang hướng dẫn trên website
Kết thúc (ESC)	Kết thúc/Thoát màn hình đang mở

4. Thao tác tìm, lọc trên bảng dữ liệu

Để tìm các chứng từ đã nhập theo thời gian, bạn chọn Thời gian phù hợp > rồi nhấn Tìm kiếm như hình:

Để tìm đến dòng chứa giá trị cần tìm, bạn kích chuột vào bảng dữ liệu (tại cột muốn tìm) > nhấn Ctrl+F để tim như hình:

Để lọc bảng dữ liệu theo một số điều kiện nhất định, bạn rê chuột vào tiêu đề cột và chọn như hình > rồi nhấn Xác nhận

2.Thao tác chung nhập mới một chứng từ phát sinh

1. Giao diện màn hình nhập chứng từ

Giao diện màn hình phần hành Tiền vốn, Mua hàng, Bán hàng có thể khác nhau một chút, nhưng bố cục chung là tương đối giống nhau như hình trên, có thể xem như có 3 thành phần chính:

Phần 1: Thể hiện tên phần hành – Trạng thái đang thêm mới/đang sửa đổi và thanh công cụ chức năng

Phần 2: Các thông tin liên quan đến chứng từ.

Phần 3: Phần hạch toán định khoản chi tiết và Thuế GTGT nếu có

2. Thanh công cụ chức năng

Công cụ điều khiển	Chức năng, ý nghĩa
Thêm mới (Ctrl+N)	Nhập thêm mới một chứng từ phát sinh
Import	Import chứng từ từ file Excel
Lưu số liệu (Ctrl+S)	Lưu chứng từ
Sửa đổi (Ctrl+E)	Sửa đổi chứng từ đã nhập
Xóa bỏ (Ctrl+D)	Xóa bỏ chứng từ đã nhập
In phiếu (Ctrl+P)	In phiếu nhập/xuất/thu/chi theo chứng từ đã nhập
Chi phí	Giúp bạn nhập và phân bổ chi phí mua hàng theo phiếu nhập kho
Xuất dùng	Giúp bạn xuất dùng ngay theo phiếu nhập kho
Phiếu chi	Giúp bạn chi tiền mặt ngay theo phiếu nhập kho
Tài sản	Giúp bạn Thêm/Sửa thông tin tài sản cố định hoặc chi phí trả trước có liên kết với chứng từ đã nhập
Máy tính	Giúp bạn tính nhanh các phép tính + – * /
Trợ giúp	Đưa đến trang hướng dẫn trên website
Kết thúc (ESC)	Kết thúc/Thoát màn hình đang mở

3. Thao tác di chuyển con trỏ khi nhập chứng từ.

Nguyên tắc chung là bạn dùng phím Enter để di chuyển lần lượt qua các thông tin nhập liệu, nhập từ trên xuống dưới, từ trái qua phải.

Ví dụ nhập chứng từ Nhập hàng mua nội địa như hình trên:

Bắt đầu từ Ngày chứng từ > Số chứng từ > Quyển số, Tiền tệ, Hạn thanh toán > TK 331 > Họ tên, đơn vị, địa chỉ > Diễn giải lý do > Chọn nội dung định khoản > Chọn Kho hàng > Nhập Số lượng, đơn giá, thành tiền > Tab Thuế GTGT > Lưu số liệu

4. Thao tác kê khai thuế GTGT đầu vào

Trong phần nhập chứng từ phát sinh, sau khi đã nhập xong chi phí ở Tab Hạch toán (1) thì bạn kích chuột vào tab Thuế GTGT (2) (phím tắt là Alt+2) để hạch toán thuế và kê khai thuế

5. Một số gợi ý có liên quan

Cách chọn để hiện Họ tên – Đơn vị – Địa chỉ nhanh trên phiếu

Đối với giao diện nhập chứng từ ở phân hệ Mua hàng, Bán hàng thì ô tài khoản 331, 131 được hiển thị ngay phía trên, bạn chỉ đưa con trỏ vào ô tài khoản là đã chọn được đối tượng công nợ đồng thời hiển thị được Họ tên – Đơn vị – Địa chỉ

Đối với giao diện nhập chứng từ ở phân hệ Tiền vốn, Nhiệp vụ khác :

Khi lập chứng từ mà xác định TK hạch toán là tài khoản phải thu, phải trả như: 131, 1388, 141, 331, 3388 thì bạn không cần nhập Họ tên – Đơn vị – Địa chỉ, sau khi đã chọn tài khoản chi tiết ở phần hạch toán thì VIETSUN tự hiện ra Họ tên – Đơn vị – Địa chỉ
Ngoài ra khi con trỏ ở ô Họ tên bạn nhấn phím Insert trên bàn phím thì VIETSUN sẽ hiện ra danh mục họ tên đã lưu giúp bạn chọn nhanh chóng.

Thao tác tìm chọn/khai báo thêm đối tượng chi tiết khi đang nhập chứng từ

Chức năng thêm bớt nội dung định khoản và hiệu chỉnh phần hành

VietSun được thiết kế theo hướng mở, do đó bạn dễ dàng hiệu chỉnh sao cho phù hợp nhất. Bạn có thể thêm bớt các nội dung định khoản ngầm định; hiệu chỉnh cách thể hiện thông tin trên phần hành và in mẫu phiếu chứng từ thông qua chức năng Xây dựng phần hành nhập liệu (Bạn xem ở Nội dung 3.1.2 – Chương 3)

3.Lập chứng từ có liên kết với chứng từ đã nhập

1. Chi tiền thanh toán theo phiếu nhập hàng

Sau khi đã lập phiếu nhập mua bạn nhấn chức năng Chi tiền trên thanh công cụ để VIETSUN giúp bạn lập chứng từ chi tiền thanh toán theo phiếu nhập một cách nhanh nhất.

2. Thu tiền khách hàng theo hóa đơn bán hàng/dịch vụ

Sau khi đã lập hóa đơn bạn nhấn chức năng Thu tiền trên thanh công cụ để VIETSUN giúp bạn lập chứng từ thu tiền khách hàng theo hóa đơn một cách nhanh nhất.

3. Xuất dùng sản xuất theo phiếu nhập kho

Sau khi đã nhập phiếu nhập mua bạn nhấn chức năng Xuất dùng SX trên thanh công cụ để VIETSUN giúp bạn lập chứng từ xuất kho dùng sản xuất theo phiếu nhập một cách nhanh nhất.

4. Phân bổ chi phí mua hàng theo phiếu nhập kho

Sau khi đã nhập phiếu nhập mua bạn nhấn chức năng Chi phí trên thanh công cụ để VIETSUN giúp bạn lập chứng từ phân bổ chi phí mua hàng theo phiếu nhập một cách nhanh nhất.

5. Lập thẻ thông tin tài sản/chi phí trả trước

Khi lưu phiếu nhập mua tài sản (hạch toán TK 211); hoặc khi sửa đổi nhấn Tài sản trên thanh công cụ thì VIETSUN sẽ hiện thẻ thông tin chi tiết tài sản cố định để bạn cập nhật, làm cơ sở để cuối kỳ trích khấu hao.

4. Kiểm tra hạch toán chứng từ phát sinh

Ngoài cách vào từng phần hành nhập liệu để xem lại phiếu hoặc từ sổ chi tiết xem lại phiếu thì chương trình còn có chức năng tìm kiếm chứng từ để bạn kiểm tra việc hạch toán định khoản, chọn đối tượng, chọn kho hàng, chọn khoản mục phí … đã đúng hay chưa. Tại đây bạn cũng có thể sửa nhanh chứng từ.

Vào Tìm kiếm > Chứng từ

5. Chức năng sao chép chứng từ

1. Chức năng

Giúp bạn sao chép chứng từ đã nhập để thêm chứng từ mới một cách nhanh nhất

2. Màn hình thao tác

Lưu ý: Trường hợp sao chép chứng từ có nhập Thuế GTGT thì bạn nhấn vào tab Thuế GTGT để điều chỉnh theo chứng từ mới

6. Chức năng Import chứng từ phát sinh từ file Excel

1. Chức năng

Giúp bạn import chứng từ phát sinh vào phần hành nhập liệu một cách nhanh nhất

2. Màn hình thao tác

Lưu ý: Import chứng từ phát sinh từ file Excel thường dễ xảy ra sai sót dữ liệu so với cách nhập liệu thông thường trên phần hành, do đó bạn chỉ nên thực hiện khi đã nắm rõ.

7. Chức năng In phiếu/Căn chỉnh phiếu

1. Chức năng

Giúp bạn in phiếu thu/chi/nhập/xuất theo từng chứng từ
Ngoài ra VIETSUN còn giúp bạn căn chỉnh vị trí, hiển thị các thông tin trên phiếu

2. Màn hình thao tác

In phiếu

Căn chỉnh phiếu

Công cụ điều khiển	Chức năng, ý nghĩa
Lưu mẫu	Nhấn Lưu mẫu sau khi đã căn chỉnh thay đổi giá trị các trường
Mặc định	Mẫu phiếu sẽ quay về mẫu mặc định ban đầu
Cập nhật	Hiển thị thêm trường trong một số trường hợp update bản mới
Kết thúc (ESC)	Kết thúc/Thoát trong trường hợp không lưu

Các trường giá trị	Chức năng, ý nghĩa
FieldName	Các trường trên mẫu phiếu
Top	Khoảng cách từ điểm đầu đến trường thông tin (tăng giá trị thì trường hiển thị sẽ di chuyển xuống dưới và ngược lại)
Left	Khoảng cách từ điểm trái đến trường thông tin (tăng giá trị thì trường hiển thị sẽ di chuyển sang phải và ngược lại)
Height	Độ cao của trường thông tin
Width	Độ rộng của trường thông tin
Visible	Có/Không hiển thị trường thông tin
FontName	Chọn kiểu font, kích cở to nhỏ
Values	Gõ giá trị mặc định (thường dùng để gõ vào họ tên người ký)

8. Chức năng In nhiều phiếu

1. Chức năng

Giúp bạn in hàng loạt nhiều phiếu thu/chi/nhập/xuất theo từng phần hành mà bạn chọn

2. Màn hình thao tác

9. Chức năng Đánh lại số chứng từ

1. Chức năng

Giúp bạn đánh lại số chứng từ theo thứ tự và thời gian mà bạn chọn

2. Màn hình thao tác

10. Chức năng xem Nhật ký sử dụng

1. Chức năng

Giúp bạn xem nhật ký sử dụng của chứng từ được nhập/sửa từ user nào, từ máy tính nào, thời gian nào

2. Màn hình thao tác

Đăng bởi 27/03/202111/03/2022 bởi Partner — Để lại phản hồi

Các chức năng và thao tác khi nhập số dư đầu kỳ

1. Thao tác chung nhập số dư đầu kỳ

2. Import số dư đầu kỳ từ Excel

Chức năng

Giúp bạn import số dư đầu kỳ từ file Excel vào một cách nhanh nhất lúc mới sử dụng chương trình. Số liệu import chủ yếu là số sư của tài khoản có nhiều đối tượng như: Số dư TK 1561, 1521, 1551, 131, 331.

Màn hình thao tác

Đến thao tác ở bước 4 như trên bạn thực hiện theo hình sau:

Lưu ý: Số liệu từ Excel cần phải đúng thứ tự các cột như màn hình Import của chương trình

Đăng bởi 01/03/202111/03/2022 bởi Admin — Để lại phản hồi

Các chức năng và thao tác khi khai báo danh mục

Thao tác khai báo nhóm danh mục và chi tiết đối tượng

Giả sử chúng ta đang khai báo danh mục khách hàng như màn hình:

Màn hình khai báo được chia cột thành 2 khu vực:

Khu vực bên trái là nhóm danh mục gồm tên tài khoản nhà nước và các nhóm được khai báo
Khu vực bên phải là các đối tượng chi tiết. Một đối tượng chi tiết bắt buộc có mã, tên và có thể có một số cột thông tin cần thiết khác

Khi bạn muốn thực hiện Thêm/Sửa/Xóa ở vị trí nào thì đặt con trỏ (có thể dùng chuột kích trái) vào vị trí tương ứng trước khi thực hiện lệnh trên thanh công cụ hoặc thực hiện lệnh bằng cách kích phải chuột

Đối với khai báo nhóm danh mục

Chương trình cho phép khai báo các nhóm phân ra thành nhiều cấp, do đó khi muốn khai báo một nhóm con nào đó thì bạn đặt con trỏ ở nhóm cha trước khi thực hiện lệnh. Ví dụ như hình trên:

Để khai báo thêm nhóm Đồng Nai thì bạn đăt con trỏ vào Phải thu khách hàng rồi thực hiện lệnh bằng cách nhấn Thêm mới trên thanh công cụ hoặc kích phải chọn Thêm mới
Trường hợp khai báo thêm nhóm Quận 1 thì bạn đặt con trỏ vào TP.HCM rồi thực hiện lệnh Thêm mới

Đối với khai báo chi tiết đối tượng

Trường hợp không có nhóm thì bạn chỉ cần đặc con trỏ vào dòng kế tiếp (tức dòng màu hồng phấn) tại cột mã cấp để bắt đầu khai báo thêm đối tượng
Trường hợp có nhóm thì bạn đặt con trỏ vào nhóm cha của đối tượng trước, rồi tiếp tục đặt con trỏ vào dòng kế tiếp tại cột mã cấp để khai báo thêm đối tượng

Thao tác khi nhập dữ liệu vào các trường

Đối với cách nhập bằng cách gõ thủ công, khi bạn gõ đến ký tự cuối cùng nhấn Enter là đã tự lưu mà ko cần nhấn nút Lưu dữ liệu trên thanh công cụ

Ngoài ra bạn có thể nhập dữ liệu bằng cách copy từ Excel và paste vào trường tương ứng trong chương trình

1. 1. Thao tác tìm, lọc trên bảng dữ liệu

Để tìm nhanh giá trị trên bảng dữ liệu, bạn kích chuột vào trường cần tìm và ra lệnh Ctrl+F như hình:

Để lọc dữ liệu trên bảng, bạn rê chuột vào tiêu để cột và lọc theo điều kiện của bạn như hình:

1. 1. Import danh mục từ Excel

1. 1. 1. Chức năng

- - - Giúp bạn import danh mục đối tượng chi tiết từ file Excel vào chương trình
    - Là công cụ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian, công sức trong thời gian lúc đầu sử dụng chương trình