Hộ Kinh Doanh cần làm gì trước khi bỏ Thuế khoán vào đầu năm 2026?

Với vai trò là một hộ kinh doanh, bạn đang đứng trước một trong những thay đổi rất lớn về chính sách thuế, theo nghị quyết 198/2025/QH15, từ ngày 01/01/2026 hộ kinh doanh sẽ chính thức chấm dứt cơ chế thuế khoán,và chuyển sang tự kê khai thuế theo doanh thu thực tế phát sinh. Đây không chỉ là một thay đổi về quy định mà còn là một bước chuyển mình về cách thức quản lý kinh doanh.

Việc bỏ thuế khoán là một động thái của cơ quan quản lý nhằm minh bạch hóa nguồn thu, thúc đẩy hộ kinh doanh chuyên nghiệp hơn và từng bước hiện đại hóa công tác quản lý thuế. Điều này đòi hỏi bạn phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về cả kiến thức, quy trình lẫn công cụ. Để giúp bạn chuẩn bị tốt nhất, dưới đây là bài phân tích chi tiết và cụ thể về những việc bạn cần làm.

1. Nắm vững các Quy định mới về Thuế (Từ 01/01/2026) #

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Bạn cần hiểu rõ mình sẽ phải nộp những loại thuế nào và cách tính ra sao.

• Các loại thuế bắt buộc cơ bản:
  • Thuế môn bài: Vẫn áp dụng theo bậc doanh thu năm, không thay đổi nhiều.
  • Thuế giá trị gia tăng (VAT): Sẽ được tính theo tỷ lệ % trên doanh thu thực tế phát sinh, tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh.
  • Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Cũng tính theo tỷ lệ % trên doanh thu thực tế phát sinh, tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh.
• Phương pháp tính thuế mới: Hộ kinh doanh sẽ phải tự kê khai doanh thu thực tế để tính thuế VAT và TNCN theo tỷ lệ quy định cho từng ngành nghề.
• Phân phối, cung cấp hàng hóa: VAT 1%, TNCN 0,5% (Tổng 1,5%).
• Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu: VAT 5%, TNCN 2% (Tổng 7%).
• Sản xuất, vận tải, dịch vụ có gắn với hàng hóa, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu: VAT 3%, TNCN 1,5% (Tổng 4,5%).

• Xác định ngưỡng doanh thu chịu thuế: Hiện tại, ngưỡng doanh thu chịu thuế VAT và TNCN đối với hộ kinh doanh là 100 triệu đồng/năm. Tức là nếu doanh thu của bạn từ 100 triệu đồng/năm trở xuống, bạn sẽ không phải nộp 2 loại thuế này (chỉ nộp thuế môn bài nếu có). Từ năm 2026 ngưỡng doanh thu chịu thuế là 200 triệu đồng/năm. Nếu vượt ngưỡng, bạn sẽ phải nộp.
• Ví dụ cụ thể về cách tính thuế mới:
  • Hộ kinh doanh bán lẻ tạp hóa:
    • Tỷ lệ tính thuế: VAT 1%, TNCN 0.5%. Tổng cộng: 1.5% trên doanh thu.
    • Nếu doanh thu quý của bạn là 150 triệu đồng (tức là doanh thu năm có khả năng vượt 100 triệu), số thuế phải nộp là: 150.000.000×1.5%=2.250.000 đồng.
  • Hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống (nhà hàng, quán ăn):
    • Tỷ lệ tính thuế: VAT 5%, TNCN 2%. Tổng cộng: 7% trên doanh thu.
    • Nếu doanh thu tháng của bạn là 50 triệu đồng (tức là doanh thu năm có khả năng vượt 100 triệu), số thuế phải nộp là: 50.000.000×7%=3.500.000 đồng.
• Tìm hiểu về kỳ tính thuế và hạn nộp: Hộ kinh doanh có thể được nộp thuế theo tháng hoặc theo quý, tùy thuộc vào quy mô và quy định cụ thể của cơ quan thuế. Nắm rõ các mốc thời gian này để nộp thuế đúng hạn, tránh bị phạt.

2. Chuẩn bị hệ thống ghi chép doanh thu, chi phí minh bạch #

Đây là thay đổi cốt lõi nhất. Không còn thuế khoán, bạn phải tự chứng minh doanh thu của mình.

• Lập sổ sách, ghi chép đầy đủ: Theo Thông tư 88 – chế độ kế toán dành cho hộ kinh doanh
  • Mặc dù không yêu cầu hệ thống kế toán phức tạp như doanh nghiệp, bạn vẫn cần có một cuốn sổ (hoặc file excel, phần mềm) ghi chép chi tiết doanh thu bán hàng hóa/dịch vụ hàng ngày. Ghi rõ ngày, mặt hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền.
  • Ghi chép các khoản chi phí đầu vào như tiền mua nguyên vật liệu, tiền thuê nhà, tiền điện nước, lương nhân viên (nếu có).
  • Ví dụ:
    • Sổ doanh thu: Ngày 1/1/2026: Bán 5kg thịt bò x 250k = 1.250.000đ; Bán 10kg rau x 30k = 300.000đ. Tổng doanh thu ngày: 1.550.000đ.
    • Sổ chi phí: Ngày 2/1/2026: Mua 500.000đ rau củ từ chợ đầu mối (có hóa đơn/phiếu nhập). Trả lương nhân viên A: 5.000.000đ.
• Lưu giữ hóa đơn, chứng từ gốc:
  • Tất cả các giao dịch mua hàng, dịch vụ có liên quan đến hoạt động kinh doanh đều cần có hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Đây là bằng chứng để cơ quan thuế kiểm tra khi cần thiết, và cũng là cơ sở để bạn quản lý chi phí.
  • Hãy tạo thói quen yêu cầu hóa đơn (hóa đơn VAT hoặc hóa đơn bán hàng) mỗi khi mua sắm cho hoạt động kinh doanh.
  • Ví dụ: Khi mua hàng từ nhà cung cấp, hãy lấy hóa đơn. Khi thanh toán tiền thuê mặt bằng, hãy có hợp đồng và biên lai thanh toán.
• Cân nhắc sử dụng phần mềm hỗ trợ:
  • Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán mini được thiết kế riêng cho hộ kinh doanh với chi phí phải chăng. Các phần mềm này giúp bạn ghi nhận doanh thu, chi phí tự động, quản lý tồn kho và thậm chí tích hợp xuất hóa đơn điện tử.
  • Lợi ích: Tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, dữ liệu minh bạch, dễ dàng trích xuất báo cáo khi cần.

3. Triển khai sử dụng hóa đơn điện tử (Từ 01/06/2025) #

Việc sử dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh đã có lộ trình rõ ràng, và sẽ trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu/năm.

• Hiểu rõ quy định: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực 01/06/2025), hộ kinh doanh sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử. Đặc biệt lưu ý đến hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đối với các ngành nghề kinh doanh trực tiếp đến người tiêu dùng (bán lẻ, ăn uống, dịch vụ giải trí,…).
• Đăng ký sử dụng:
  • Liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Hoặc liên hệ các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín (VNPT, Viettel, FPT, Misa, Bkav,…) để được tư vấn và hỗ trợ triển khai. Họ thường cung cấp cả phần mềm quản lý và dịch vụ hóa đơn điện tử tích hợp.
• Chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật (nếu cần):
  • Nếu bạn kinh doanh cửa hàng, nhà hàng, quán cà phê và chọn hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, bạn cần đầu tư một máy tính tiền (POS) có khả năng kết nối internet và phần mềm quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử.
  • Ví dụ: Một quán ăn A cần xuất hóa đơn cho mỗi khách hàng. Thay vì ghi hóa đơn giấy, quán sẽ in trực tiếp hóa đơn điện tử từ máy POS. Dữ liệu này sẽ được tự động truyền về cơ quan thuế. Điều này giúp minh bạch doanh thu và tránh thất thu.
• Tập huấn, hướng dẫn nhân viên: Nếu có nhân viên, hãy đảm bảo họ hiểu và biết cách sử dụng hệ thống xuất hóa đơn điện tử mới.

4. Nâng cao kiến thức về thuế và kế toán cơ bản #

Việc tự kê khai thuế đòi hỏi bạn phải có một sự hiểu biết nhất định.

• Tham gia các buổi tập huấn: Cơ quan thuế hoặc các đơn vị hỗ trợ như VCCI thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn miễn phí cho hộ kinh doanh về các chính sách thuế mới, cách kê khai, sử dụng hóa đơn điện tử. Hãy chủ động tìm kiếm và tham gia.
• Tìm hiểu tài liệu hướng dẫn: Các website của Tổng cục Thuế, Cục Thuế địa phương, và các công ty tư vấn thuế thường có nhiều bài viết, video hướng dẫn chi tiết.
• Cân nhắc thuê dịch vụ hỗ trợ:
  • Nếu bạn cảm thấy bối rối hoặc không có thời gian, hãy cân nhắc thuê một dịch vụ kế toán hoặc tư vấn thuế chuyên nghiệp để hỗ trợ bạn trong việc kê khai, nộp thuế và giải quyết các vấn đề liên quan.
  • Lợi ích: Đảm bảo tính chính xác, tuân thủ pháp luật, tiết kiệm thời gian và công sức cho bạn để tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Chi phí cho dịch vụ này thường không quá cao đối với hộ kinh doanh.

5. Chuẩn bị tinh thần chuyển đổi và tận dụng cơ hội #

Việc bỏ thuế khoán là một thử thách nhưng cũng là cơ hội để hộ kinh doanh phát triển chuyên nghiệp hơn.

• Minh bạch hóa hoạt động: Khi mọi giao dịch được ghi nhận và xuất hóa đơn rõ ràng, hoạt động kinh doanh của bạn sẽ minh bạch hơn, tạo dựng uy tín với khách hàng và đối tác.
• Quản lý tài chính hiệu quả hơn: Việc ghi chép doanh thu, chi phí chi tiết sẽ giúp bạn nắm rõ tình hình tài chính của mình, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả hơn (ví dụ: cắt giảm chi phí không cần thiết, đầu tư vào mặt hàng sinh lời).
• Tạo tiền đề cho việc mở rộng, “lên đời” doanh nghiệp: Khi đã quen với việc tự kê khai, sử dụng hóa đơn điện tử, bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu sau này muốn chuyển đổi lên mô hình công ty, tận dụng các cơ hội đầu tư, mở rộng quy mô.
  • Ví dụ: Một hộ kinh doanh ăn uống từ 2026 đã quen việc ghi nhận doanh thu qua máy POS và xuất hóa đơn điện tử. Đến năm 2027, khi muốn mở thêm chi nhánh và thành lập công ty TNHH, họ đã có sẵn hệ thống quản lý doanh thu, quen với việc kê khai, báo cáo, và có dữ liệu minh bạch để lập báo cáo tài chính ban đầu.

Việc chuyển đổi từ thuế khoán sang tự kê khai thuế là một bước tiến quan trọng. Hãy chủ động tìm hiểu và chuẩn bị từ bây giờ để đảm bảo hoạt động kinh doanh của bạn luôn tuân thủ pháp luật, ổn định và phát triển bền vững trong tương lai.

Phần mềm tham khảo:

1. Phần mềm Quản lý Kế toán VietSun HA – Hộ kinh doanh
2. Phần mềm Quản lý Kế toán ACSoft-E