Kế toán trên vi tính
Kế toán trên máy tính là việc ứng dụng những tài nguyên trên máy tính (các phần mềm ứng dụng) để hạch toán kế toán thay cho việc ghi chép, thống kê, tổng hợp số liệu kế toán bằng phương pháp thủ công.
Ưu điểm khi sử dụng phần mềm kế toán
Nhanh chóng, kịp thời, tiết kiệm thời gian, công sức
Nếu như làm kế toán bằng tay với một nghiệp vụ kinh tế phát sinh bạn phải ghi nhận nó vào chứng từ gốc, định khoản các bút toán có liên quan vào các sổ sách kế toán khác nhau. Cuối kỳ từ những tập số liệu khổng lồ bạn phải đối chiếu, tổng hợp, lập báo cáo. Mỗi khi cần trích lọc dữ liệu theo yêu cầu phải mất rất nhiều thời gian. Bao nhiêu rắc rối đó, giờ đây khi sử dụng phần mềm kế toán bạn chỉ cần nhập số liệu đầu vào (theo chứng từ gốc) phần mềm sẽ tự động lên đầy đủ các báo cáo, vào bất cứ lúc nào cần sử dụng.
Chính xác, bảo mật, ít rủi ro
Số liệu kế toán được lưu trữ trên máy tính và thường xuyên được sao lưu cất giữ ra bên ngoài. Như vậy sẽ hạn chế được tối đa những rủi ro đáng tiếc xảy ra.
Dễ dàng kiểm tra giám sát, đồng bộ trong hệ thống quản lý của cả doanh nghiệp
Khi sử dụng phần mềm, số liệu kế toán sẽ được quản lý chặt chẽ chi tiết tới từng người sử dụng. Thông tin được cập nhật thường xuyên, liên tục cho phép người quản lý khai thác và đưa ra những quyết định kịp thời.
Quy trình chung ứng dụng phần mềm kế toán
Phân loại và mã hóa dữ liệu
Trong quá trình tập hợp số liệu để đưa vào hệ thống, bạn sẽ phân loại chúng theo những tiêu thức nhất định: Với số liệu về từ điển danh mục thì đó là danh mục khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa vật tư, công cụ dụng cụ, tài sản …, với số liệu về chứng từ phát sinh thì đó là các chứng từ về nhập hàng, xuất hàng, thu tiền, chi tiền …Việc phân loại này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi cập nhật số liệu.
Mã hóa là việc dùng một tập hợp các ký tự để xác định duy nhất một đối tượng nào đó trong hệ thống. Ví dụ mã K0001 là đại diện duy nhất cho khách hàng A, khách hàng A không thể có mã số quản lý nào khác ngoài mã K0001.
Cập nhật số liệu
Tùy từng cách thiết kế hệ thống phần mềm kế toán sẽ có các quy tắc cập nhật số liệu khác nhau. Dưới đây là những gì chung nhất mà bạn sẽ thực hiện:
- Cập nhật danh mục
Bao gồm các danh mục như trên, bạn sẽ nhập các danh mục hiện đang có và bổ sung khi phát sinh các đối tượng mới trong danh mục.
- Số dư đầu kỳ
Là số dư của các tài khoản, hàng hóa vật tư của kỳ trước chuyển sang được nhập vào đầu kỳ khi lần đầu tiên sử dụng phần mềm, các kỳ sau phần mềm sẽ tự động chuyển số liệu cho bạn.
- Chứng từ phát sinh
Chứng từ phát sinh được cập nhật liên tục trong kỳ kế toán, các phần mềm đều thiết kế phần cập nhật chứng từ phát sinh tương tự như bạn lập chúng bằng tay. Bạn cứ hình dung việc lập phiếu chi, viết hóa đơn bằng tay như thế nào thì cũng sẽ nhập vào phần mềm tương tự như thế ấy. Các chứng từ phát sinh sau khi đã nhập sẽ được phần mềm tách ra từng định khoản và cập nhật vào các sổ sách báo cáo.
Xử lý số liệu cuối kỳ
Công việc này nếu như làm bằng tay sẽ tốn nhiều công sức nhất, nhưng khi sử dụng phần mềm kế toán sẽ làm thay gần như hoàn toàn, từ việc trích khấu hao, tính giá thành, cho đến các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, tất cả bạn chỉ cần một động tác kích chuột.
Khai thác sổ sách báo cáo
Sau khi số liệu được xử lý bạn có thể đưa ra các báo cáo, gồm các sổ sách báo cáo theo quy định Nhà nước và các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý. Công việc của bạn chỉ là nhấp chọn lên báo cáo.
Lưu ý: Sau khi lên báo cáo nếu cần sửa đổi bổ sung, bạn quay lại bước nhập chứng từ phát sinh để thực hiện, sau đó thực hiện bước 3 và 4 cho đến khi nào đúng theo yêu cầu.