1. Menu phân hệ
Menu chính của phân hệ Công cụ gồm:
- Cập nhật thông tin công cụ theo nghiệp vụ phát sinh
- Phân bổ chi phí công cụ dụng cụ
- Lên bảng phân bổ và các sổ sách báo cáo
- Khai báo các danh mục chi tiết công cụ và phân loại
2. Một số lưu ý về công cụ
Phân bổ công cụ dụng cụ & phân bổ chi phí trả trước
Như bạn đã biết khi xuất kho công cụ sử dụng trong một kỳ được hạch toán trực tiếp vào chi phí (N627,641,622/C1531), nếu sử dụng cho nhiều kỳ được hạch toán vào chi phí trả trước (N242/C1531) và sẽ phân bổ dần vào chi phí. Bên cạnh đó doanh nghiệp còn có nhiều khoản khác như: chi phí thuê văn phòng trả trước 1 năm, chi phí mua phần mềm quản lý … dù không phải là công cụ nhưng đó là các khoản chi phí sử dụng cho nhiều kỳ nên cũng được hạch toán vào chi phí trả trước 242 và sẽ phân bổ dần vào chi phí. Như vậy phân hệ này tên là công cụ nhưng theo nghiệp vụ có thể gọi là Chi phí trả trước – TK 242
Các bước thực hiện nghiệp vụ chi phí trả trước
Để quản lý chi tiết công cụ/chi phí trả trước thì bạn thực hiện theo các bước:
- Khai báo chi tiết đối tượng TK 242 trước khi nhập số đầu kỳ, chứng từ phát sinh tăng.
- Lập chứng từ phát sinh tăng/giảm và cập nhật tăng/giảm thẻ công cụ/chi phí
- Cuối tháng phân bổ chi phí trả trước
Lập chứng từ hạch toán đồng thời cập nhật tăng giảm thẻ chi phí
Khi nhập lưu chứng từ hạch toán phát sinh tăng giảm (N242 hoặc C242) thì VIETSUN sẽ hiện thẻ chi phí ngay tại màn hình lập chứng từ để bạn cập nhật tăng, giảm thông tin chi phí. Lúc này trong phân hệ Công cụ > phần ghi tăng/giảm công cụ sẽ tự có số liệu mà bạn đã cập nhật thẻ